e-İrsaliye'de Yer Alması Gereken Zorunlu Bilgiler Neler?

e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu 16 Temmuz 2020 tarihinde güncellendi. e-İrsaliye'de yer alması gereken zorunlu bilgiler aşağıdaki şekilde düzenlendi.

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
• e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
• Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
• Taşınan malın nevi, miktarı.
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
• Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad)

Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).

e-İrsaliye Teknik Kılavuzlarında belirlenen diğer bilgiler

Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde söz konusu bilgilere ilave bilgilerin de e-İrsaliyede bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir.

Bu çerçevede yayınlanan UBL-TR İrsaliye Versiyon 1.2 dokümanında aşağıdaki alanların zorunlu olduğu ayrıca belirtilmiştir.

UBL ALAN ADI VE AÇIKLAMALAR

• ProfileID Kullanılan senaryodur
• ID Sevk İrsaliyesi Numarası
• UUID Evrensel Tekil Tanımlama Numarası
• IssueDate Düzenleme Tarihi
• IssueTime Düzenleme Zamanı
• DespatchAdviceTypeCode Sevk İrsaliyesi Tipi Kodu
• Signature Mali Mühür/İmza
• DespatchSupplierParty Sevk İrsaliyesindeki Malların Sevkiyatını Sağlayan Taraf
• DeliveryCustomerParty Sevk İrsaliyesindeki Malları Teslim Alan Taraf
• Shipment Gönderi
• DespatchLine İrsaliye Kalemleri
• ID (OrderReference) Sipariş numarası
• IssueDate Sipariş tarihi
• ID (AdditionalDocumentReference) Referans verilen veya eklenen belgenin sıra numarası
• IssueDate Belgenin düzenlenme tarihi
• ID (Signature) Elektronik imza ile ilgili bir referans numarası
• Party Satıcı/Alıcı tarafı tanımlar
• PartyIdentification Satıcı/Alıcı tarafın vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası
• PostalAddress Tarafın adresi
• ID (Shipment) Kargo numarası
• ShipmentStage Gönderinin hangi aşamada olduğu bilgisi girilir. Ayrıca taşıyıcı (plaka, şoför) gibi detay bilgiler girilir.
• Delivery Taşıyıcı firma, fiili sevk tarihi ve asıl teslim tarihi bilgisi

Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.

Genel Tebliğ ve UBL-TR İrsaliye Versiyon 1.2 dokümanında zorunlu olan alanların, oluşturulan e-İrsaliye elektronik dokümanında bulunmaması halinde Başkanlık e-İrsaliye uygulamasının şema-şematron kontrollerinden geçmesi mümkün bulunmamaktadır.

Düzenlenen e-İrsaliyelerde söz konusu zorunlu alan bilgilerinin bulunmaması halinde bu belgeler geçersizdir.

Ayrıca 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin VIII. Diğer hususlar başlıklı bölümünde; "Başkanlık, gerekli hazırlıklar yapılması için en az 3 ay süre vermek suretiyle, format ve standardı belirlenen ve ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan, mal ve hizmetlerin sınıflandırma veya tanımlanmasına ilişkin standart birim veya kodların bu Tebliğde belirtilen e-Belgelerde yer almasına ilişkin olarak zorunluluk getirmeye, bu zorunluluğu sektör, mal veya hizmet grupları itibarıyla ya da mükellefiyet türleri dikkate alınmak suretiyle, farklı usul, esas ve süreler dâhilinde belirlemeye ve bunları ebelge.gib.gov.tr adresinde muhataplarına duyurmaya yetkilidir." açıklamasına yer verilmiş olup, bu çerçevede e-Belgelerde mal ve hizmetlerin sınıflama ve tanımlamasına yönelik kodlara yer verilmesi zorunluluğu getirildiği durumda söz konusu kodların e-İrsaliye belgesinde de yer alması gerektiği tabiidir.

Dijital ortamda düzenlenen e-İrsaliye, kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi ile aynı özelliklere sahiptir. Taşıma irsaliyesi e-İrsaliye kapsamında değildir.

Kağıt formundan farklı olarak, ürünü taşıyan aracın plaka bilgisi ve aracı kullanan şoförün kimlik bilgileri de yer alır.

İstisnai durumlar haricinde, malın sevkinden önce e-İrsaliye'nin düzenlenmiş ve GİB'e gönderilmiş olması gerekmektedir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta e-İrsaliye üzerinde irsaliyenin düzenlenme tarihinin yanında fiili sevk tarihine de yer verilmesi gerekir. Fiili sevk tarihi, düzenleneme tarihiyle aynı olabileceği gibi, farklı bir tarihte olabilir.