e-Arşiv Fatura

e-Arşiv Faturanın Avantajları Nedir?

• e-Arşiv, faturaların dijital ortamda raporlanmasını, ibraz edilmesini ve saklanmasını sağlar.
• Faturalarınıza elektronik ortamda erişim sağlar, isterseniz nüshasını mail gönderebilirsiniz.
• e-Arşiv Fatura, üzerinde "irsaliye yerine geçer" ifadesi varsa, irsaliye yerine de geçer.
• Muhasebe süreçlerinizi hızlandırır, fatura işlemlerindeki hata oranlarını minimuma indirirsiniz
• e-Arşiv sayesinde faturalarınız 10 yıl boyunca saklanır.
• ERP uygulamalarına entegre olabilirsiniz.
• Kağıt masraflarından kurtulursunuz, ayrıca ağaç kesimi engellenir ve bu sayede çevreyi korumuş olursunuz

Not: İsteyen her firma e-Arşiv fatura kullanabilir ancak e-Arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle e-Fatura sistemine dahil olunması gerekir.

E-Arşiv faturasına https://earsivportaltest.efatura.gov.tr/  adresinden kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilirsiniz.

Gelir İdaresi Bakanlığı (GİB) e-Arşiv Fatura Uygulamasının Teknik Mimarisi, Mevzuat Düzenlemeleri ve Kılavuzları

 e-Arşiv Faturası ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

• e-Fatura sadece e-Fatura yükümlüleri arasında kesilir ve gönderilir. Hem alıcının hem de göndericinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. e-Arşiv Fatura ise göndericilerin e-Fatura, alıcıların ise kağıt fatura kullanması halinde düzenlenir. e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kuruluşlara e-Arşiv Fatura düzenlenir.
• e-Fatura'da tüm faturalar önce Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilir. GİB e-faturayı alıcısına iletir. e-Arşiv Fatura de ise GİB'e sadece ay sonlarında bir rapor ile iletilmektedir.
• e-Fatura uygulamasında faturalar, elektronik bir ortamda alıcıya iletilir. Kağıt çıktısı alınamaz. e-Arşiv Fatura 'de ise hem elektronik ortamda gönderim yapılabilir, hem de kağıt fatura çıktısı alınabilir.
• e-Fatura'nın formatı zorunludur. Oysa e-Arşiv Fatura'da serbest format kullanılır.

e-Arşiv kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olmak zorunlu mu?

GİB tarafından belirlenen kurallara göre e-Arşiv kullanıcısı olmak için önce e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekir.

e-Arşiv Fatura Sevk İrsaliyesi Yerine Geçer Mi?

Malın tesliminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir ve düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılırsa ayrıca belge üzerinde "İrsaliye yerine geçer" ibaresi eklenirse e Fatura ve e-Arşiv Fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer.

Ayrıca matbu çıktısının satıcı ya da yetkili tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.

e-İrsaliye düzenlenme imkanı altyapı ve teknik yetersizliklerden dolayı yoksa sevk irsaliyesi düzenlenebilir mi?

Bu gibi durumlarda kağıt Sevk İrsaliyesi ve e-irsaliye aynı zamanda düzenlenir. Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinde e-irsaliye'ye ait belge no ve belge düzenleme tarihi, saat ve dakika olarak yazılır.

Ayrıca, malın fiili sevki esnasında düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesinin bulunmaması durumunda, sevkiyatı sağlayan kişi veya kuruma belgenin dijital ortamda gösterimine imkan sağlayacak gerekli bilgilerin paylaşılması gerekmektedir. Söz konusu sevk irsaliyesinde "e-irsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir." ibaresinin yazılması zorunludur.

e-Arşiv Fatura Raporu Nedir?

e-Arşiv Fatura raporları, günlük ya da izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv sistemi ya da entegratörler üzerinden GİB'e iletilmesi gerekmektedir. Hazırlanan e-Arşiv raporunda, o gün içinde düzenlenen e-Arşiv Fatura bilgileri ayrıca iptal fatura bilgileri yer alır.

İnternetten yapılan bir satışın alıcıya kargolanması sürecinde, düzenlenen e-Arşiv faturasının üzerinde, ''irsaliye yerine geçer" ibaresi ile gönderimi yapılabilir mi?

Ürünle beraber gönderilen "irsaliye yerine geçer" yazılı e-Arşiv Faturası yeterlidir. Ayrıca irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur. İlaveten, e-Faturanın üzerinde düzenleme tarihiyle birlikte, düzenleme zamanının saat ve dakika olarak yazılması durumunda e-faturanın kağıt çıktısı da irsaliye yerine geçer.

e-Arşiv Faturaya geçtikten sonra kağıt fatura kullanılabilir mi?

e-Arşiv faturaya geçtikten sonra e-Arşiv Fatura yerine 1 Ocak 2020'den itibaren kağıt fatura keserseniz Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır.

Kimlere e-Arşiv Fatura Gönderilebilir?

e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi, efatura.gov.tr adresinden, fatura numarası veya firma adıyla da yapılabilir. Sorgulama işlemi esnasında paylaşılmasını istemediğiniz bilgiler gizli kalır.

e-Arşiv Fatura Sorgulamasında dikkat edilmesi gereken konular neler?

Sorguladığınız faturanın e-Arşiv sistemi kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olun. (e-Arşiv kapsamında fatura düzenlemeye yetkili e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi ulaşabilirsiniz. )

Faturanızı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası bilgilerinin doğru girdiğinizden emin olunuz.

Fatura üzerinde yer alan Fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunuz.

Faturalar üzerinde ödenecek tutar ile genel toplam veya toplam tutar şeklinde farklı tutar alanları bulunmaktadır. Fatura sorgularken ödenecek Tutar bilgisinin ve bu tutarın kuruş hanelerinin doğru girildiğinden emin olunuz.

Güvenlik kodu karmaşık harf ve sayılardan oluştuğundan bu diziyi doğru bir şekilde girdiğinizden emin olunuz.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura da olduğu gibi geriye dönük olarak düzenlenebilmektedir.

Geriye dönük e-Arşiv Fatura düzenleme

Sevk İrsaliyesi kullanılarak yapılan satışlarda, e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Hizmet teslimlerinde ise Sevk İrsaliyesi söz konusu olmadığı için e-Faturanın, hizmetin verildiği anda düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura'da 7 günlük süre nasıl hesaplanır?

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5. maddesine göre faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenmesi gerektiği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş kabul edileceği belirtilmiştir.

KDV Kanununa göre 7 günlük sürenin hesaplaması

7 günlük süre hesaplanırken ay sonlarına dikkat edilmesi gerekir. 3065 sayılı KDV Kanunu'nun 10/a maddesine göre mal teslimi ve hizmet ifası hallerinde, malın teslimi veya hizmetin ifası ile KDV yönünden vergiyi doğuran olay meydana gelmekte, bu işlemlere ait KDV'nin ise vergiyi doğuran olayın meydana geldiği tarihin ait olduğu dönem KDV beyannamesi ile beyan edilmesi gerekmektedir.

Mal teslimi ve hizmet ifalarına ait KDV'nin, faturanın düzenlendiği ay değil, vergiyi doğuran olayın meydana geldiği ay KDV beyannamesi ile beyan edilmesi gerekmektedir. Aksine bir durum, KDV'nin geç beyanına neden olacağı için, bu durumda vergi ziyaı cezası uygulanır.

Geriye dönük e-Arşiv Fatura kesmenin cezası 2020

Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimatının yapıldığı tarihten itibaren en fazla 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aşıldığı takdirde hiç düzenlenmemiş sayılarak Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesine bağlı olarak Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. 7 günlük süreden sonra düzenlenen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılarak 2020 yılında 350 TL'den az olmamak üzere fatura tutarının %10 oranında özel usulsüzlük cezası kesilir.

VUK 353/1'e göre; "e-Belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dahil olmak üzere, verilmesi ve alınması icabeden fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ile serbest meslek makbuzlarının verilmemesi, alınmaması, düzenlenen bu belgelerde gerçek meblağdan farklı meblağlara yer verilmesi, bu belgelerin e-Belge olarak düzenlenmesi gerekirken (istisnai haller haricinde) kağıt olarak düzenlenmesi veya hiç düzenlenmemiş sayılması durumunda; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için 2020 yılı için 350 Türk lirasından aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10'u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.

Bir takvim yılı içinde her bir belge türüne ilişkin olarak tespit edilen özel usulsüzlükler için kesilecek cezanın toplamı 180.000 Türk lirasını geçemez.

e-Arşiv Fatura Kesmemenin Cezası 2020'de yeniden düzenlendi.

VUK 353. maddesine göre, e-belge olarak düzenlenmesi zorunlu olan (e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu ve e bilet) belgelerin, istisnai durumlar hariç, matbu olarak düzenlenmesi halinde, özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Fatura Düzenlememe Cezaları

GİB (Gelr İdaresi Başkanlığı) tarafından 27.12.2019 tarihinde yayımlanan tebliğe göre, 2020 yılı ceza miktarları, 2019 yılına göre % 22,58 oranında artırıldı.

VUK (Vergi Usul Kanunu) da belirlenen ve 1 Ocak 2020'de yürürlüğe giren "Özel Usulsüzlük Ceza Had ve Tutarları" na göre, 2019'da 290 TL olan ceza tutarı, 2020 yılında 350 TL olarak düzenlendi.

e-fatura, e-arşiv fatura, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, gider pusulası alınmaması ve verilmemesi durumunda her belge için 350 TL usulsüzlük cezası uygulanır.

Bununla birlikte e-dekont, e-döviz, e-sigorta poliçesi ve e sigorta komisyon gideri de ceza kapsamına alındı.

Ayrıca, her belge türüyle ilgili olarak, her tespit için toplam ceza 18 bin TL'yi, bir takvim yılı içinde kesilecek toplam ceza 180 bin TL'yi geçmeyecek.

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlere (SMMM) Ceza Kesilmesi Riski

e-Arşiv Faturanın hatalı tutar ile kesilmesi halinde, işlemin gerçekleştirildiği bilgisayar sahibine ait cezai uygulamalar da söz konusu olabilecek. Bu yüzden hatalı rakam ile fatura düzenlenmesi halinde yalnızca mükellefler ceza almayacak. Faturayı düzenleyen SMMM'lere de ceza kesilecek.