KVKK Aydınlatma Metni Nedir? Aydınlatma Yükümlülüğü Nedir? KVKK Aydınlatma Yükümlülüğü Nasıl Yerine Getirilir?

Aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumluları için getirilmiş bir yükümlülüktür. Verisi işlenecek kişinin açık rızasının veya diğer kişisel veri işleme koşullarının olması halinde veri sorumlusu, aydınlatma yükümlülüğünü ifa etmek durumundadır.

KVKK aydınlatma metni nedir? Aydınlatma yükümlülüğü nedir?

KVKK'nın 10'maddesi ile veri sorumluları için kişisel verisini işlediği kişileri aydınlatma yükümlülüğü getirilmiştir. Kişisel verilerin toplanması esnasında veri sorumlularının verisi işlenen kişileri bilgilendirmeleri gerekmektedir. Veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişinin ilgili kişileri aşağıdaki konularda bilgilendirmesine aydınlatma yükümlülüğü denir. KVKK kapsamında ilgili kişiyi bilgilendirmek için hazırlanan metne de KVKK aydınlatma metni denilmektedir.

• Veri sorumlusunun veya varsa temsilcisinin kimliği,
• Verilerin ne maksatla işleneceği,
• Verilerin kimlere ve ne maksatla aktarılabileceği,
• Veri toplamanın metodu ve yasal nedeni,
• İlgili kişinin KVKK'nın 11'inci maddesinde belirtilen diğer hakları.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNDE UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR NELERDİR?

Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek için uyulması gereken usul ve esaslar aşağıdaki gibidir:

• Veri işlenen her koşulda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
• Kişisel veri işlemenin amacının değişmesi halinde, veri işlemeye başlamadan evvel söz konusu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.
• Veri sorumlusuna bağlı olan farklı ünitelerde kişisel veriler başka gayelerle işleniyorsa aydınlatma yükümlülüğü her ünite için ayrıca uygulanmalıdır.
• VERBİS'e kayıt yükümlülüğünün olması halinde, verisi işlenen kişiye verilen bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle aynı olmalıdır.
• Aydınlatma yükümlülüğünün ifası, verisi işlenecek kişinin isteğine bağlı değildir.
• Aydınlatma yükümlülüğünün uygulandığının kanıtlanması veri sorumlusuna aittir.
• Kişisel veri işlemenin açık rıza koşuluna bağlı olarak yapılması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alma işlemleri ayrı ayrı uygulanmalıdır.
• Aydınlatma yükümlülüğünde açıklanması gereken kişisel veri işleme maksadı belli, açık ve yasalara uygun olmalıdır.
• Genel ve karışık ifadeler kullanılmamalıdır.
• Olası farklı gayeler için kişisel verilerin işlenebileceği kanısını gösteren tabirler kullanılmamalıdır.
• Anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılmalıdır.
• İlgili kişileri yanıltabilen, yanlış veya eksik bilgilere yer verilmemelidir.
• Yasal nedenin açık bir şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
• Kişisel veriler aktarılacaksa, aktarılma gayesi ve aktarılacak alıcılar izah edilmelidir.
• Verilerin, otomatik olarak veya otomatik olmayan metotlardan hangisiyle toplandığı belirtilmelidir.

Kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmemesi halinde aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek için uyulması gereken usul ve esaslar aşağıdaki gibidir:

• Kişisel verilerin toplanmasından başlayarak uygun bir süre içinde,
• Kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim maksadıyla kullanılacak olması halinde, ilk iletişim kurulması sırasında,
• Veriler aktarılacaksa, verinin ilk defa aktarımının yapılacağı sırada,

ilgili kişinin aydınlatılması gerekmektedir.

KVKK AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NASIL YERİNE GETİRİLİR?

• Aydınlatma yükümlülüğünün hangi metotla yapılacağı belirlenir.
• Aydınlatma yükümlülüğü sürecinde görev alacak kişi veya kişiler görevlendirilir.
• Kişisel veri işleme envanteri düzenlenir.
• Aydınlatma metni hazırlanır.

Aydınlatma metni hazırlanmasıyla ilgili ayrıntılı bilgi almak için KVKK Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır? Aydınlatma Metni Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Konular Nelerdir? yazımızı okuyabilirsiniz.

Aydınlatma yükümlülüğünün istisnası var mı?

Aydınlatma yükümlülüğünden istisna olan durumlar KVKK'nın 28. maddesinde açıklanmıştır. Aydınlatma yükümlülüğünün uygulanmayacağı haller aşağıdaki gibidir:

• Verilerin, 3'üncü kişilere verilmeden ve veri güvenliğiyle ilgili sorumluluklara uymak koşuluyla gerçek kişilerce kendisiyle ya da aynı evde yaşayan aile bireyleriyle alakalı faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Resmi istatistikle anonimleştirilerek araştırma, planlama, istatistik vb. gayelerle işlenmesi.
• Kişisel verilerin sanat, tarih, edebiyat ya da bilimsel maksatlarla veya ifade özgürlüğü çerçevesinde işlenmesi.
• Kamu kurum ve kuruluşlarınca gerçekleştirilen önleyici, koruyucu ve istihbari çalışmalar çerçevesinde işlenmesi.
• Verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama ya da infaz işleriyle ilgili olarak yargı ya da infaz mercilerince işlenmesi.
• Veri işlemenin suçun önlenmesi ya da soruşturması için lüzumlu olması.
• Verisi işlenen kişinin, kendisince aleni hale getirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Veri işlemenin mevzuat kapsamında, kamu kurum ve kuruluşları ya da meslek kuruluşları tarafından denetleme ya da düzenleme görevlerinin icrası ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için lüzumlu olması.
• Veri işlemenin bütçe, vergi ve finansal mevzularla ilgili olarak Devletin ekonomik ve mali menfaatlerinin muhafazası için lüzumlu olması.

Aydınlatma yükümlülüğünün ispatı kime aittir?

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken ne zorunludur?

KVKK'ya göre veri sorumlularının işledikleri kişisel veriler hakkında ilgili kişileri aydınlatma metni ile bilgilendirmeleri zorunludur.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NE ZAMAN YERİNE GETİRİLİR?

Kişisel verilerin direkt olarak ilgili kişiden elde edilmesi durumunda:

• Kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmesi esnasında aydınlatma yükümlülüğünün ifası zorunludur.

Kişisel verilerin direkt olarak ilgili kişiden elde edilmemesi durumunda:

• Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren uygun bir süre içinde aydınlatma yükümlülüğünün ifası zorunludur.
• Kişisel veriler ilgili kişi ile iletişim kurmak amacıyla kullanılacaksa, ilk iletişim kurulması sırasında aydınlatma yükümlülüğünün ifası zorunludur.
• Kişisel verilerin aktarılacak olması durumunda, kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapıldığı sırada aydınlatma yükümlülüğünün ifası zorunludur.

Aydınlatma yükümlülüğü hangi yöntemle yapılır?

Veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından;

• Sözlü,
• Yazılı,
• Ses kaydı,
• Çağrı merkezi,

gibi fiziksel ya da elektronik ortam kullanılarak aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilebilir.

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmezse ne olur? Aydınlatma yükümlülüğünün cezası nedir?

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmediği durumlarda KVKK'nın 18. maddesinde belirtilen yaptırım uygulanır. Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler hakkında 5.000 Türk lirasından 100.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.

Mysoft Dijital Dönüşüm A.Ş. aydınlatma metnine ulaşmak için tıklayınız.