Envanter Defteri Nedir? Envanter Defteri Nasıl Tutulur? Nasıl Yazılır?

Türk Ticaret Kanunu'na göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, işletmesinin iktisadi ve finansal durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap döneminde elde edilen sonuçları, açıkça görülebilir bir biçimde ortaya koymak zorundadır. Defterler, yetkililer tarafından yapılacak incelemelerde, işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verecek biçimde tutulmalıdır. İşletme faaliyetlerinin tamamı defterlerden takip edilebilmelidir.

Envanter defteri nedir?

Envanter defteri, ticari işletmenin açılışında ve sonrasında her hesap döneminin bitiminde nakit para miktarının, alacakların, borçların, taşınmazların ve varlıkların kaydedildiği ciltli ve sıra numaralı defterdir.

Türk Ticaret Kanunu'nun 66. maddesinde Envanter defteri şu şekilde tanımlanmıştır:

Her tacir, ticari işletmesinin açılışında, taşınmazlarını, alacaklarını, borçlarını, nakit para tutarını, diğer varlıklarını tam ve doğru bir şekilde gösteren ve varlıkları ile borçlarının değerlerini teker teker belirten bir envanter çıkarır. Tacir açılıştan sonra her faaliyet döneminin sonunda da böyle bir envanter düzenler. Faaliyet dönemi veya başka bir kanuni terimle hesap yılı on iki ayı geçemez. Envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde çıkarılır.

Envanter defteri nasıl tutulur?

Envanter defteri kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırılması gerekmektedir. Söz konusu onay noter veya ticaret sicil müdürlükleri tarafından her hesap dönemi için yapılmaktadır.

Envanter defterinin dili Türkçe olmalıdır.
Para birimi Türk Lirası olmalıdır.
Envanter defterinde Türkçe kayıt olmak koşuluyla diğer dillerde de kayıt yapılabilir.
Kayıtların açık ve anlaşılır olması gerekmektedir.
Kısaltmalar, harfler, rakamlar ve semboller yeknesak şekilde olmalıdır. Ya da anlamlarının net bir biçimde yazılması gerekir.
Kayıtlar tam ve düzenli bir şekilde olmalıdır.
Kayıtlar arasında boşluk bırakılmaz veya satır atlanmaz.
Ciltli defter kullanımında sayfalar defterden koparılamaz.
Kayıtların 10 gün içinde girilmesi gerekmektedir.
Kayıtlar sürekli olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkililerin imza ve parafını taşıyan belgeler ile yürütülüyorsa bu kayıtların en geç 45 gün içinde yasal defterlere aktarılması gerekmektedir.
Kayıtlar kolaylıkla okunmalıdır. Mevcut kayıtlar hiçbir şekilde kapatılamaz, karalanamaz veya silinemez.

Envanter defterinde yapılan hata nasıl düzeltilir?

Envanter defterinde rakam ve yazılar hatalı yazıldığı takdirde, yanlış rakam ve yazının üzeri çizilerek (okunacak biçimde), üstüne, yanına ya da ait olduğu hesaba, doğru biçimde yazılarak düzeltme yapılabilir. Deftere işlenen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunmayacak hale getirmek kesinlikle yasaktır.

ENVANTER DEFTERİNE HANGİ BİLGİLER KAYDEDİLİR?

Açılış ve kapanış mizanları: Açılış ve kapanış mizanlarının yazılması sırasında dövizli ve miktarlı muhasebe yapılması mevzu bahis ise dövizli, miktarlı ve ek olarak muavin hesapların da yazılması gerekmektedir.

Bilanço ve gelir tablosu: Bir önceki senenin ve cari yılın karşılaştırmalı olarak yazılması, aradaki farkların görülmesini sağlar.

Stok envanter listeleri: Ana depodaki stokların Envanter defterine yazılmasıdır. Ana depo envanter listesine ek olarak varsa departman ya da şube envanter listelerinin, dönem sonu bakiyelerinin, malzeme ayrıntılarıyla beraber yazılması kritiktir.

Demirbaş ve Amortisman listeleri: Amortisman kayıtlarının 3 aylık dönemlerde hesaplanarak ve amortisman kayıtlarını da kapsayacak biçimde yazılması gerekmektedir. Ayrıca mizan bakiyeleri ile karşılaştırma yaparak kontrol edildikten sonra kayıt edilmesi önemlidir.

Alınan, verilen çek ve senetler: Bir sonraki yıla devreden çeklerin firma bilgileriyle birlikte vade sırasına göre yazılması gerekmektedir.

Alınan, verilen depozito ve teminatlar: Büyük şirketlerin, aboneliklerinin yani şube ve lojmanlarının teminatlarının ayrıntıları zaman zaman karıştırılmaktadır. Bazen de şirketin aboneliği olmasına ve teminat yatırmış olmasına karşın mizan ve bilanço kayıtlarında söz konusu teminat tutarlarının yer almadığı görülmektedir. Bu tarz problemlerle karşılaşmamak için bu hesap grubu içinde bulunan tutarların ayrıntılarını kapsayacak biçimde Envanter defterine kaydedilmesi gerekmektedir.

Menkul Kıymetler, Hisse Senetleri, Tahvil ve Bono Ayrıntıları: Bakiyelerin açılması sene sonuna denk geliyorsa, söz konusu miktar, tutar ve vade ayrıntılarını kapsayacak biçimde yazılmalıdır.

Gelecek yıla devreden giderler ve gelir tahakkukları: Bir sonraki seneye ait olan gider ayrıntılarının muhtemel karışıklığa neden olmaması için hangi gider grubu için ne kadar tutar gerekliyse ilgili ay için deftere yazılmalıdır.

Gelecek yıla devreden kredi ödeme planları: 300 ve 400 hesaplarında olan banka kredileri; 301, 302 ve 401, 402 hesaplarda olan leasing ödeme planlarının sonraki seneye ait olan ödeme planının deftere kaydedilmesi gerekmektedir.

ENVANTER DEFTERİ NE ZAMAN TASDİK ETTİRİLİR?

İşe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (Normal hesap dönemleri için Aralık ayı sonuna kadar)
Hesap dönemleri Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce,
Vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde,
Tasdike tabi defterlerin dolması nedeniyle ya da sair sebeplerle sene içinde yeni defter kullanmaya zorunlu olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce, tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Anonim Şirketler, Limitet Şirketler, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler ve Kooperatiflerin ilk kuruluşunda kullanmak zorunda oldukları defterlerinin tamamı ticaret sicilinde onaylatılacaktır.