e-Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir? e-Fatura Nasıl Saklanır? e-Fatura Saklama Süresi Kaç Yıldır?

e-Fatura saklama zorunluluğu nedir?

e-Fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalarla ilgili olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. GİB Portal üzerinden düzenlenen ve alınan faturalar, mükelleflerce arşivlenerek kendi bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB'den saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşlar tarafından saklanmalıdır.

GİB Portalde bulunan arşivleme bölümü yalnızca gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılmasına yönelik olarak hazırlanmıştır. Bu ekrandaki faturaların kullanıcı tarafından kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklama hizmeti veren kuruluşlar tarafından muhafaza edilmesi gerekmektedir. Mysoft e-Fatura ile faturalarınız 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanır.

e-Faturanın saklama zorunluluğu kaç yıldır ?

Vergi Usul Kanunu'na göre saklama zorunluluğu e-Faturanın düzenlendiği ya da alındığı yılı takip eden beş (5) yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından ise on (10) yıldır.

e-Faturanın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü nedir?

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri, gerekse adlarına düzenlenen faturaları, kanuni süreler içinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanabilmesi ve kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mali Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi sebebiyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması mevzu bahis değildir.
Bu sebeple mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de kapsayacak biçimde yasal süreler içinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz etmek zorundadırlar.

Mükellefler isterlerse kendilerine 421 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği kapsamında saklama izni verilen mükellefler nezdinde de muhafaza edebilirler.

Aralarında Mysoft'un da olduğu e-Fatura Saklama Hizmeti Verme İzni Alan Kurumların Listesine ulaşmak için tıklayınız.

GİB Portalde e-Fatura saklama ve süresi

GİB Portalinde saklanacak fatura sayısı ve fatura saklama süresi ile ilgili sınır yoktur. Fakat 6 aydan önce gönderilen ve gelen fatura ve yanıtlar portalden silinmektedir. 6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılmaktadır. Faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin sorumluluğundadır. Faturaların VUK uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu sebebiyle bilgisayara indirilerek muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi açısından fayda sağlar.

GİB Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon yöntemlerinde e-Faturaları saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. e-Faturaların saklanmasında önemli olan faturanın geçerli hali olan XML belgesidir. Ayrıca faturaya ait zarf numarasının bilinmesi olası bir anlaşmazlık durumunda araştırmaya kolaylık sağlayacağından saklanabilir. Tüm bunlar haricinde faturayı nasıl saklayacağınıza GİB karışmamaktadır.

GİB Portalde arşivleme yaptığınız zaman arşivlediğiniz faturaları "indir" seçeneği ile bilgisayarınıza indirip saklamanız gerekmektedir.

Portalde arşive alıp bilgisayarınıza indirmediğiniz faturaların saklanma sorumluluğu Gelir İdaresi Başkanlığına ait değildir. Başkanlık e-Faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmez. Herhangi bir sorunla karşılaşmamak için faturalarınızı kendi bilgisayarınıza indirip yedekleme/saklama yapmanız gerekmektedir.

e-Fatura nasıl görüntülenir?

Fatura uygulama yanıtı indirildikten sonra http://efatura.gov.tr internet adresinde bulunan e-Fatura Görüntüleyici programı ile görüntüleyebilir, doğrulayabilir ve sorgulayabilirsiniz. (1.7 sürümü ile).

e-Fatura Görüntüleyici programı faturanın XML'ini açar, başka formattaki dosyaları veya zarftan çıkarılmamış XML'î açmaz. Bu yüzden faturanızı/uygulama yanıtınızı açmadan önce zip'ten çıkarttığınızdan emin olun. Zip uzantılı dosyayı açmak için bilgisayarınızda "winrar" veya "winzip" programının yüklü olması gerekir. Faturanızı zip'ten çıkarttıktan sonra e-Fatura Görüntüleyici'deki "Aç" düğmesine tıklayınız. Daha sonra açmak istediğini fatura/uygulama yanıtı XML'inin olduğu yere gelip XML'i seçtiğiniz zaman faturanız açılacaktır. Ardından "Doğrula" ve "Sorgula" seçeneklerini kullanarak doğrulama ve sorgulama işlemlerini yapabilirsiniz.

e-Fatura sorulama ve doğrulama işlemi hakkında detaylı bilgi almak için e-Fatura Sorgulama, Doğrulama Nasıl yapılır? yazımızı okuyabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura saklama zorunluluğu nedir?

e-Arşiv Faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na göre, mükelleflerin sorumluluğundadır. Söz konusu e-Arşiv faturaların, e-Belge Portalinden elektronik olarak indirilmesi veya kağıt çıktı alınarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.