Mysoft e-Arşiv Fatura ile Faturalarınız Güvende, Süreçleriniz Kontrol Altında

e-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?

e-Arşiv Fatura; fatura oluşturma, elektronik ortamda gönderme, saklama ve gerektiğinde ibraz etme süreçlerinin dijital olarak yürütülmesini sağlar.

Kağıt, baskı, arşivleme ve fiziksel gönderim süreçlerini azaltırken fatura işlemlerinin daha hızlı ve düzenli yürütülmesine yardımcı olur.

e-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar? İşletmeler İçin Avantajları

Operasyonel Maliyetleri Sıfırlar: Kağıt, baskı, kargo, zarflama ve fiziksel arşivleme gibi tüm gizli ve açık masrafları ortadan kaldırarak şirket bütçenize doğrudan katkı sağlar.

Zaman Tasarrufu ve Hızlı Teslimat Sağlar: Faturalar saniyeler içinde hazırlanır ve alıcının e-posta adresine anında PDF veya elektronik belge formatında ulaştırılır.

10 Yıl Boyunca Güvenli Dijital Saklama Sunar: Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) gereğince, faturaların ikinci nüshaları 10 yıl boyunca dijital ortamda kaybolma, yırtılma veya çalınma riski olmadan arşivlenir.

Hatalı İşlemleri ve Kayıpları Önler: Manuel fatura keserken yapılan hataları minimize eder. Benzersiz ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) kodu sayesinde sahtecilik ve mükerrer kayıt riskini tamamen bitirir.

Çevre Dostu Yeşil Dönüşümü Destekler: Tonlarca kağıt israfının önüne geçerek işletmenizin karbon ayak izini azaltır ve doğayı korur.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

En temel fark, faturanın gönderildiği alıcının e-Fatura sistemindeki durumudur.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefe yapılan satışlarda genel olarak e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere yapılan satışlarda ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu nedenle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura birbirinin alternatifi değildir; alıcının statüsüne göre farklı şekilde kullanılır.

2027 e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Nedir?

2027 yılında e-Arşiv Fatura uygulamasında önemli bir değişiklik yürürlüğe giriyor. Özellikle basit usulde vergilendirilen ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler açısından 2026 yılı sonunda sona erecek olan 3.000 TL'lik uygulama, 1 Ocak 2027 itibarıyla değişiyor.

Bu kapsamda, belirli mükelleflerin düzenlediği faturaların tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekecek.

Düzenleme, 31 Aralık 2025 tarihli ve 33124 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yapılmıştır.

2027 yılında e-Arşiv Fatura Zorunlu mu?

Evet. Ancak 2027 yılında e-Arşiv Fatura zorunluluğu değerlendirilirken mükellefin hangi grupta olduğu ve hangi elektronik belge uygulamasına tabi olduğu dikkate alınmalıdır.

Özellikle basit usulde vergilendirilen ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler açısından 1 Ocak 2027'den itibaren önemli bir değişiklik söz konusudur.

2026 yılı sonuna kadar belirli şartlarda uygulanan 3.000 TL'ye kadar kâğıt fatura düzenlenebilmesine ilişkin uygulama, bu mükellefler açısından 31 Aralık 2026 itibarıyla sona ermektedir.

2027'de Kimler e-Arşiv Fatura Düzenlemek Zorunda?

2027'de e-Arşiv Fatura zorunluluğu tek bir ciro sınırı üzerinden değerlendirilmez. Mükellefin faaliyet alanı, vergi usulü ve e-Belge uygulamalarına ilişkin yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir.

Özellikle ticari kazançları basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler açısından 1 Ocak 2027 tarihi önemlidir.

Bu gruplar için 2026 yılı sonuna kadar uygulanan geçiş dönemi sona erecek ve ilgili faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekecektir.

Her Fatura e-Arşiv Fatura Olacak mı?

Hayır. Burada e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farkı doğru şekilde ayırmak gerekir.

Bir mükellef e-Fatura kullanıcısı olan başka bir mükellefe fatura düzenlediğinde, gerekli şartlar kapsamında e-Fatura düzenlenir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, şartların sağlanması halinde e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu nedenle “2027'de bütün faturalar e-Arşiv olacak” şeklinde genel bir ifade doğru değildir.

e-Arşiv Fatura yükümlülüğü; satıcının statüsü, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı ve ilgili mevzuattaki diğer şartlara göre belirlenir.

2027'de e-Arşiv Fatura Uygulamasında Ne Değişiyor?

2027'deki temel değişiklik, özellikle basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler bakımından 3.000 TL'ye kadar kâğıt fatura düzenlenmesine ilişkin geçici uygulamanın sona ermesidir.

589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bu mükellefler açısından 2026 yılı sonuna kadar devam eden dönem ve 1 Ocak 2027'den itibaren uygulanacak dönem açık şekilde ayrılmıştır.

Bu nedenle 2027 yılına girerken işletmelerin e-Arşiv Fatura süreçlerini ve kullandıkları e-Belge çözümünü gözden geçirmeleri önem taşır.

2027 yılında 3.000 TL ve Üzeri Faturalarda e-Arşiv Fatura Zorunluluğu

VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği kapsamında yapılan düzenlemelere göre, 2026 hesap döneminde belirli ciro ve faaliyet şartlarını sağlayan bazı mükelleflerin 2027 yılında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmesi zorunludur.

2027 yılında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş kapsamında öne çıkan mükellef grupları şunlardır:

• 2026 hesap döneminde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler,
• Kendi internet sitesi veya internet üzerinden satış yapılmasını sağlayan platformlar aracılığıyla e-Ticaret faaliyetinde bulunan ve 2026 hesap döneminde 500 bin TL ve üzerinde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı elde eden mükellefler,
• Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama faaliyetlerinde bulunan ya da bu faaliyetlere aracılık eden ve 2026 hesap döneminde 500 bin TL ve üzerinde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı elde eden mükellefler,
• Motorlu taşıtların inşa, imal, alım, satım veya kiralama faaliyetlerinde bulunan ya da bu faaliyetlere aracılık eden ve 2026 hesap döneminde 500 bin TL ve üzerinde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı elde eden mükellefler,
• İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılığı faaliyetinde bulunan ve 2026 hesap döneminde 500 bin TL ve üzerinde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı elde eden mükellefler.

Bu kapsamda zorunluluk şartlarını sağlayan mükelleflerin, 1 Temmuz 2027 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçiş için gerekli başvuru ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekir.

e-Arşiv Fatura süreçlerinizi 2027 düzenlemelerine uygun şekilde yönetmek ve faturalarınızı hızlıca oluşturmak için Mysoft e-Arşiv'i inceleyin. Hemen uzmanla görüşün.

e-Arşiv Fatura Kesme Sınırı Nedir?

e-Arşiv Fatura kesme sınırı, faturayı düzenleyen işletmenin tabi olduğu defter tutma yöntemine göre iki farklı şekilde uygulanmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı VUK Genel Tebliği doğrultusunda kağıt fatura dönemi büyük ölçüde kapanmış ve e-Arşiv Fatura düzenlemede tutar sınırları kaldırılmıştır.

Mevcut yasal mevzuata göre e-Arşiv Fatura kesme limitleri ve kuralları şu şekildedir:

1. Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler (Sınır: 0 TL)

Bilanço esasına tabi olan (birinci sınıf tüccar) işletmeler için kağıt fatura dönemi tamamen kapanmıştır.

Bu gruptaki mükellefler, kestikleri faturanın tutarı 1 TL dahi olsa, hiçbir limit olmaksızın tüm faturalarını e-Arşiv Fatura (veya alıcı e-Fatura kullanıcısı ise e-Fatura) olarak düzenlemek zorundadır.

2. İşletme Hesabı ve Basit Usule Tabi Mükellefler (Sınır: 3.000 TL)

İkinci sınıf tüccarlar (işletme hesabı esasına göre defter tutanlar) ve basit usuldeki mükellefler için geçiş süreci tanınmıştır.

• Bu işletmeler için 31 Aralık 2026 tarihine kadar e-Arşiv Fatura zorunluluk sınırı vergiler dahil 3.000 TL olarak uygulanır.
• 3.000 TL ve altındaki işlemler için kağıt (matbu) fatura kesilmeye devam edilebilir.
• 3.000 TL'yi aşan faturaların mutlaka GİB Portal veya özel entegratör yazılımları aracılığıyla elektronik olarak kesilmesi şarttır.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura; GİB'in sunduğu portal üzerinden veya yetkili özel entegratör aracılığıyla düzenlenebilir.

Özel entegratör kullanıldığında fatura bilgileri sisteme girilir, alıcı bilgileri ve fatura kalemleri oluşturulur, gerekli kontroller yapıldıktan sonra fatura elektronik olarak düzenlenir ve alıcıya iletilir.

e-Arşiv Fatura kesme süreci şu 5 temel adımdan oluşur:

1. Sisteme Giriş Yapın:

• GİB Portal kullanıyorsanız, interaktif vergi dairesi şifrenizle GİB e-Arşiv Portalı'na giriş yapın.
• Özel entegratör kullanıyorsanız, size verilen kullanıcı adı ve şifreyle panelinizi açın.

2. Fatura Tipi ve Alıcı Bilgilerini Girin:

• Fatura türünü seçin (Satış, İade, Tevkifat vb.).
• Alıcı vergi mükellefi ise VKN (Vergi Kimlik Numarası), şahıs ise TCKN (T.C. Kimlik Numarası) bilgisini yazın. Bilgileri girince alıcının unvanı/adı-soyadı otomatik olarak ekrana gelecektir.

Not: Alıcı yabancı uyruklu veya TCKN bilgisi yoksa bu alana 11 tane "1" (11111111111) yazılır.

3. Mal veya Hizmet Bilgilerini Doldurun:

• Sattığınız ürünün veya verdiğiniz hizmetin adını yazın.
• Miktar (adet, kg, saat vb.) ve birim fiyat alanlarını doldurun.
• Ürüne uygun KDV oranını (%1, %10, %20 vb.) seçin. Varsa iskonto (indirim) oranını girin. Sistem toplam tutarı otomatik hesaplayacaktır.

4. Faturayı Oluşturun ve Kontrol Edin:

• "Oluştur" veya "Taslaklara Ekle" butonuna basarak faturayı taslak olarak kaydediniz.
• Yanlış bir işlem yapmamak için faturayı onaylamadan önce mutlaka "Görüntüle" diyerek ön izlemesini yapın, bilgilerin doğruluğundan emin olun.

5. Faturayı İmzalayın ve Gönderin (En Kritik Aşama):

• GİB Portal'da: Taslaklardan faturayı seçip "GİB İmza" butonuna basın. Telefonunuza gelen SMS şifresini ekrana girerek faturayı onaylayın.
• Özel Entegratörde: "Onayla ve Gönder" butonuna basmanız yeterlidir, sistem faturayı arka planda mali mühür/e-imza ile otomatik imzalar ve alıcıya e-posta olarak gönderir.

Mysoft e-Arşiv ile fatura süreçlerinizi daha pratik hale getirin. İşletmenizin e-Belge süreçlerini tek platformdan yönetmek için Mysoft'u inceleyin.

e-Arşiv Fatura Nasıl Alınır?

e-Arşiv Fatura almak, faturanın bir "bireysel tüketici" (vatandaş) adına mı yoksa "şirket" (vergi mükellefi) adına mı kesildiğine göre iki farklı yöntemle gerçekleştirilir. Gelişen dijital dönüşümle birlikte, adınıza düzenlenen elektronik belgelere ulaşmak ve bunları PDF formatında bilgisayarınıza veya telefonunuza indirmek artık oldukça pratiktir.

Eğer işletmeniz için fatura süreçlerini yönetiyorsanız veya adınıza kesilen faturaları tek bir merkezden kaybolma riski olmadan takip etmek istiyorsanız, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onaylı özel entegratör Mysoft e-Arşiv Fatura altyapısı bu süreci tamamen otomatik hale getirir.

Şirketler ve şahıslar için adım adım e-Arşiv Fatura alma yöntemleri:

1. Şirketler ve Vergi Mükellefleri İçin e-Arşiv Fatura Nasıl Alınır?

Şirketiniz henüz e-Fatura mükellefi değilse, diğer firmalardan aldığınız hizmet veya ürünler için size e-Arşiv Fatura düzenlenir. Giderlerinizi muhasebeleştirmek için bu faturaları şu yollarla alabilirsiniz:

• Mysoft Portal Üzerinden (Özel Entegratör Konforu): Eğer Mysoft GİB Entegrasyonu kullanıyorsanız, sisteme giriş yaptığınızda "Adıma Düzenlenen Belgeler" veya "Gelen e-Arşiv Faturalar" ekranından şirketiniz adına kesilen tüm faturaları otomatik olarak görebilirsiniz. Belgeleri toplu olarak indirebilir, muhasebe/ERP sisteminize tek tıkla aktarabilirsiniz.
• GİB e-Arşiv Portalı Üzerinden: İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodunuz ve şifrenizle GİB e-Arşiv Portalı sistemine giriş yapın. "Belge İşlemleri" menüsünden tarih aralığı seçerek adınıza düzenlenen belgeleri XML veya PDF formatında bilgisayarınıza indirebilirsiniz.

2. Bireysel Tüketiciler İçin e-Arşiv Fatura Nasıl Alınır?

Vatandaş olarak yaptığınız alışverişlerin e-Arşiv faturalarına ulaşmak için devletin sunduğu dijital kanalları veya e-posta kutunuzu kullanabilirsiniz:

• e-Devlet Kapısı Üzerinden Alma: En güvenli ve hızlı yoldur. e-Devlet sistemine giriş yaptıktan sonra arama çubuğuna "e-Arşiv Fatura Sorgulama" yazarak Gelir İdaresi Başkanlığı'nın hizmetine ulaşın. T.C. Kimlik Numaranıza (TCKN) kesilen tüm faturaları burada listeleyebilir ve PDF olarak indirebilirsiniz.
• e-Posta (Mail) Kutusu Üzerinden Alma: Alışveriş yaptığınız firma, faturayı kestiği anda sistemde kayıtlı e-posta adresinize otomatik bir indirme linki veya PDF gönderir. Gelen kutunuzu veya "Spam / Gereksiz" klasörünü de kontrol ederek faturayı teslim alabilirsiniz

3. Elinizdeki e-Arşiv Faturayı Sorgulama ve Doğrulama:

Fiziksel veya dijital olarak aldığınız bir e-Arşiv faturanın sahte olup olmadığını doğrulamak ya da orijinal nüshasını GİB sisteminden çekmek için:

• GİB resmi e-Belge Sorgulama sayfasına gidin.
• Faturayı düzenleyen firmanın VKN/TCKN bilgisini, Fatura Numarasını ve faturadaki Ödenecek Toplam Tutarı girin.
• Sorgula butonuna basarak faturanın orijinal GİB çıktısını bilgisayarınıza kaydedin.
• Karekod ile Alma: Faturanın üzerindeki karekodu (QR Kod) telefonunuzun kamerasıyla taratarak da resmi belgeye saniyeler içinde ulaşabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura GİB Portal'dan Nasıl Kesilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ücretsiz sistemi olan GİB Portal üzerinden e-Arşiv Faturanızı kolaylıkla kesebilirsiniz. İşlemleri cep telefonunuza gelen SMS onayı ile kolayca tamamlarsınız.

GİB Portal üzerinden adım adım e-Arşiv Fatura düzenleme aşamaları şunlardır:

Adım Adım GİB Portal'dan e-Arşiv Fatura Kesimi

1. Portala Giriş Yapın:

• İnternet tarayıcınızdan GİB e-Arşiv Portal Giriş Ekranı sayfasına gidin.
• İnteraktif Vergi Dairesi (İVD) kullanıcı kodu ve şifrenizi yazarak "Giriş" butonuna tıklayın. (Şifrenizi bilmiyorsanız İnteraktif Vergi Dairesi’ne e-Devlet ile giriş yapıp "Bilgilerim" alanından öğrenebilirsiniz).

2. Modül Seçimini Yapın:

• Sayfanın en üst sol köşesinde yer alan "Modül Seç" açılır menüsüne tıklayın.
• Menüden "e-Arşiv Portal" seçeneğini seçin.

3. Fatura Oluşturma Ekranını Açın:

• Sol tarafta açılan menü ağacından sırasıyla "Belge İşlemleri" ve ardından "e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur" sekmelerine tıklayın.

4.Fatura ve Alıcı Bilgilerini Doldurun:

• Fatura Bilgileri: Fatura tarihi, saati, para birimi ve fatura tipini (Satış, İade, Tevkifat vb.) belirleyin.
• Alıcı Bilgileri: Faturayı keseceğiniz kişi veya kurumun VKN (Vergi Kimlik Numarası) ya da TCKN (T.C. Kimlik Numarası) bilgisini yazıp "Tab" tuşuna basın. Alıcının unvan, ad-soyad bilgileri sistem tarafından otomatik getirilir. Eksik kalan adres bilgisini manuel doldurabilirsiniz.

5. Mal / Hizmet (Ürün) Detaylarını Ekleyin:

• Ekranın alt kısmında bulunan "Satır Ekle" butonuna basın.
• Açılan satıra sattığınız ürün veya hizmetin adını, miktarını, birimini (adet, kg vb.) ve birim fiyatını girin.
• Ürünün tabi olduğu KDV oranını seçin. Varsa iskonto (indirim) oranını yazın; sistem matrah ve vergileri otomatik hesaplayacaktır.

6. Faturayı Taslak Olarak Kaydedin:

• Sayfanın en altındaki "Oluştur" butonuna basarak faturayı taslaklara gönderin. Bu aşamada fatura henüz resmiyet kazanmamıştır.

7. Faturayı Kontrol Edin ve GİB İmza ile Onaylayın:

• Sol menüden "Belge İşlemleri" "Taslaklar" sekmesine gidin.
• İlgili tarihi seçip faturaları listeleyin. Oluşturduğunuz faturayı seçerek "Görüntüle" deyin ve tüm bilgileri son kez kontrol edin.
• Bilgiler doğruysa faturanın yanındaki kutucuğu işaretleyin ve üst menüdeki "GİB İmza" butonuna tıklayın.
• Sistemde kayıtlı cep telefonunuza gelen 6 haneli SMS onay kodunu ekrandaki alana girerek işlemi onaylayın

Faturanız başarıyla kesilmiştir. Artık faturayı seçip "İndir" diyerek bilgisayarınıza PDF/HTML formatında kaydedebilir, müşterinize e-posta yoluyla ulaştırabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Arşiv fatura iptali, hatalı düzenlenen veya iptal edilmesi gereken faturalar için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB Portal) veya kullanılan özel entegratör sistemleri üzerinden gerçekleştirilen dijital bir işlemdir. Dijital dönüşümle birlikte fatura süreçleri hızlansa da, yanlış kesilen belgeleri yasal olarak iptal etmek için belirli adımları ve yasal süreleri takip etmek gerekir.

e-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde İptal Edilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına ve resmi e-Belge kılavuzlarına göre e-Arşiv faturanın iptal edilebilmesi için yasal süre 8 gündür. Faturanın düzenlendiği (veya alıcıya iletildiği) tarihten itibaren 8 gün içinde iptal talebinin oluşturulması ve alıcı tarafından onaylanması gerekir.

Neden 7 gün bilinir? Muhasebe sistemleri ve entegratörler, sistemsel gecikmeler veya son gün yoğunlukları nedeniyle risk alınmaması adına işlemleri ilk 7 gün içinde tamamlamayı güvenli bir yol olarak tavsiye eder.

8 günü aşan durumlarda: GİB sistemi iptal işlemine teknik olarak kapatılır. Bu durumda e-Arşiv fatura artık iptal edilemez.

Adım Adım e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

GİB e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden resmi 8 günlük süre içinde iptal işlemi gerçekleştirmek için şu adımları uygulayabilirsiniz:

1. Sisteme Giriş Yapın >

GİB e-Belge Portalı üzerinden Mali Mühür veya e-İmza (şahıs şirketleri için e-Devlet şifresi veya interaktif vergi dairesi şifresi) bilgilerinizi kullanarak e-Arşiv Fatura Portalı'na giriş yapın.

2. İlgili Faturayı Sorgulayın >

Menüde yer alan "Adıma Düzenlenen Belgeler" veya fatura listeleme sekmesini seçin. İptal etmek istediğiniz faturanın tarih aralığını belirleyerek sorgulama işlemini başlatın.

3. İptal Talebi Oluşturun>

Sorgulama sonucunda listelenen faturalar arasından hatalı olan faturayı seçin ve "İptal Talebi Oluştur" butonuna tıklayın.

4. Gerekçe Girin ve Onaylayın>

Açılan pencerede faturayı neden iptal ettiğinize dair kısa bir iptal gerekçesi (Örn: Yanlış tutar, hatalı TCKN/VKN vb.) yazın. Ardından "Uyarıyı okudum" kutucuğunu işaretleyerek talebi sisteme gönderin.

5. Karşı Tarafın (Alıcının) Onayı

Oluşturduğunuz iptal talebi tek başına yeterli değildir. Faturanın resmi olarak iptal sayılması için, alıcının da 8 günlük süre dolmadan kendi GİB portalına girip "Gelen İptal/İtiraz Talepleri" bölümünden bu talebi onaylaması gerekir. Alıcı onay vermediği sürece fatura yasal olarak aktif kalır.

Özel Entegratör Kullananlar İçin: Eğer e-Arşiv faturalarınızı özel entegratör yazılımları üzerinden kesiyorsanız, iptal işlemini doğrudan bu paneller üzerinden "İptal Et" seçeneğiyle çok daha pratik bir şekilde yapabilirsiniz. Entegratörler, hazırlanan "İptal Raporunu" sizin adınıza otomatik olarak GİB'e iletir.

Mysoft e-Arşiv Fatura entegrasyonu sayesinde hatalı faturalarınızı, panelller arası kaybolmadan saniyeler içinde kolayca iptal edebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura İptal Süresi Ne Kadardır?

GİB tarafından yayımlanan "e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtİraz Bildirim Kılavuzu" uyarınca, e-Arşiv faturaların iptal ve itiraz işlemlerinde 8 günlük bir süre tanınmıştır.

e-Arşiv Fatura Nasıl Sorgulanır? e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi, düzenlenen veya adınıza kesilen faturaların doğruluğunu, geçerliliğini ve güncel durumunu kontrol etmek için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden yapılan ücretsiz bir işlemdir.

Faturayı sorgulamak için iki farklı güvenli yöntem bulunmaktadır:

1. GİB e-Arşiv Fatura Doğrulama Portalı (Şifresiz Sorgulama)

Adınıza düzenlenen bir e-Arşiv faturanın sahte veya hatalı olup olmadığını şifresiz bir şekilde kontrol etmek için şu adımları izleyebilirsiniz:

GİB Doğrulama Ekranına Girin: GİB e-Arşiv Fatura Doğrulama sayfasına gidin.

Fatura Bilgilerini Girin: Faturanın üzerinde yer alan Fatura Numarası, Satıcı VKN/TCKN, Fatura Tarihi ve Ödenecek Tutar bilgilerini eksiksiz yazın.

Sorgulamayı Tamamlayın: Güvenlik kodunu girip "Sorgula" butonuna bastığınızda faturanın GİB sistemlerindeki resmi durumu anında ekranınızda listelenir.

2. GİB e-Belge Portalı Üzerinden (Sistem Girişi ile Sorgulama)

Şirketinizin kestiği veya şirketiniz adına düzenlenen tüm e-Arşiv faturaları toplu olarak görmek ve indirmek için şu adımları takip edin:

Sisteme Giriş Yapın: e-İmza, Mali Mühür veya İnteraktif Vergi Dairesi şifrenizle GİB e-Belge Portalı'na giriş yapın.

Sorgulama Menüsünü Seçin: Menüden "Adıma Düzenlenen Belgeler" (gelen faturalar için) veya "Düzenlediğim Belgeler" (giden faturalar için) sekmesine tıklayın.

Tarih Aralığı Belirleyin: Sorgulamak istediğiniz döneme ait tarih aralığını seçerek "Belgeleri Listele" butonuna basın. Bu ekranda faturaların iptal edilip edilmediğini veya aktiflik durumunu da görebilirsiniz.

GİB Ekranlarında Vakit Kaybetmeyin: Mysoft ile Saniyeler İçinde Sorgulayın!

Her fatura için tek tek bilgi girmekle veya GİB portalındaki sistemsel yavaşlıklarla uğraşmak istemiyorsanız, Mysoft e-Arşiv Fatura çözümü tam size göre! Mysoft entegrasyonu sayesinde gelen ve giden tüm e-Arşiv faturalarınızı tek bir panelden, hiçbir ek bilgi girmenize gerek kalmadan saniyeler içinde kolayca sorgulayabilir, fatura durumlarınızı anlık olarak takip edebilirsiniz

e-Arşiv Fatura Nereden Görülür?

Düzenlenen e-Arşiv faturalar kullanılan sisteme göre GİB Portal, özel entegratör platformu veya işletmenin kendi entegrasyon sistemi üzerinden görüntülenebilir.

Özel entegratör kullanan işletmeler açısından geçmiş faturaların tek platform üzerinden görüntülenebilmesi ve yönetilebilmesi operasyonel kolaylık sağlar.

e-Arşiv Fatura PDF, XML, Kağıt ve Gönderim Süreçleri

e-Arşiv Fatura PDF Olarak Gönderilir mi?

e-Arşiv Fatura PDF olarak gönderilebilir ve yasal olarak bu şekilde paylaşılmasında hiçbir sakınca yoktur.e-Arşiv fatura uygulaması, e-Fatura mükellefi olmayan kurumlara ve bireysel tüketicilere dijital ortamda fatura kesilmesini sağlar. Bu doğrultuda, hazırladığınız e-Arşiv faturanın PDF formatını alıcısına e-posta, SMS veya WhatsApp gibi dijital kanallar üzerinden hızlıca ulaştırabilirsiniz.

e-Arşiv Faturayı PDF Olarak Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Faturayı PDF olarak paylaşırken yasal geçerliliğini koruması ve alıcının mağdur olmaması için şu detaylara dikkat edilmelidir:

Mali Mühür ve Barkod: PDF formatındaki faturanın üzerinde Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) logolu karekod (QR kod), barkod ve faturanın dijital olarak imzalandığını gösteren ibarelerin bulunması zorunludur.

Resmi Geçerlilik: Dijital olarak iletilen e-Arşiv faturanın PDF hali, alıcı tarafından doğrudan gider pusulası veya resmi belge olarak muhasebeleştirilebilir. Alıcının bu faturayı ayrıca kağıt olarak çıktı alıp saklama zorunluluğu yoktur; dijital ortamda saklaması yeterlidir.

Mysoft e-Arşiv Fatura ile Tek Tıkla PDF Gönderimi!

GİB portalından faturayı bilgisayara indirip, mail programını açıp manuel olarak göndermek ciddi bir iş yükü yaratır. Mysoft e-Arşiv Fatura çözümü ile kestiğiniz tüm faturaların PDF hallerini sisteme işlendiği anda tek bir tıkla alıcının e-posta adresine otomatik olarak gönderebilirsiniz. Sayfalar arasında kaybolmadan, saniyeler içinde faturayı oluşturun, sorgulayın ve müşterinize ulaştırın!

e-Arşiv Fatura XML Nedir?

XML, e-Arşiv Faturanın elektronik verisinin yapılandırılmış biçimde tutulmasını sağlayan formattır.

e-Arşiv Faturalarda genel olarak UBL-TR formatı kullanılır. GİB teknik kılavuzunda e-Arşiv Fatura için UBL-TR yapısına ve EARSIVFATURA profil bilgisine ilişkin teknik açıklamalar bulunmaktadır.

e-Arşiv Fatura Kağıt Olarak Verilir mi?

e-Arşiv Fatura elektronik olarak düzenlenir. Ancak faturanın alıcıya iletilme şekli, alıcının talebi ve ilgili mevzuat kapsamında elektronik veya kağıt ortamında olabilir.

GİB'in açıklamasına göre e-Arşiv Fatura alıcının talebine göre kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir; düzenleyene ait nüsha elektronik ortamda muhafaza edilir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir ve Gönderilir? (Şahıs, Şirket ve e-Fatura Ayrımı)

e-Arşiv Fatura e-Fatura Mükellefine Kesilir mi?

Genel kural olarak e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefe yapılan mal veya hizmet satışında e-Fatura düzenlenir.

e-Arşiv Fatura ise genel olarak e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ve nihai tüketicilere yapılan satışlarda kullanılır.

Bu nedenle fatura düzenlemeden önce alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığının kontrol edilmesi önemlidir.

e-Fatura Mükellefi Olmayan Birine e-Arşiv Fatura Kesilir mi?

Evet. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere yapılan satışlarda, ilgili şartlar kapsamında e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu özellik, e-Arşiv Faturanın işletmeler tarafından yoğun şekilde kullanılmasının temel nedenlerinden biridir.

Şahsa e-Arşiv Fatura Kesilir mi?

Evet. Nihai tüketicilere yapılan mal veya hizmet satışlarında e-Arşiv Fatura düzenlenebilir ve ilgili durumlarda düzenlenmesi gerekir.

Fatura üzerinde alıcının doğru bilgilerinin bulunması önemlidir.

Şirkete e-Arşiv Fatura Kesilir mi?

Alıcı şirket e-Fatura mükellefi değilse, ilgili şartlar kapsamında e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.

Ancak alıcı şirket e-Fatura kullanıcısıysa genel olarak e-Fatura düzenlenmesi gerekir.

e-Arşiv Fatura İnternetten Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura internet üzerinden GİB Portal veya özel entegratör sistemleri aracılığıyla düzenlenebilir.

Özel entegratör kullanıldığında fatura oluşturma, gönderme, arşivleme ve raporlama gibi işlemler daha bütünleşik bir yapı içerisinde yürütülebilir.

Mysoft e-Arşiv ile e-Arşiv Faturalarınızı internet üzerinden kolayca yönetin.

e-Arşiv Fatura Programı Nedir? En İyi e-Arşiv Fatura Programı Hangisi?

e-Arşiv Fatura programı, işletmelerin e-Arşiv Fatura oluşturma, gönderme, takip etme ve arşivleme süreçlerini elektronik ortamda yönetmesini sağlayan yazılımdır.

En İyi e-Arşiv Fatura Programı Hangisi?

“En iyi” e-Arşiv programı işletmenin fatura hacmine, entegrasyon ihtiyaçlarına, kullanıcı sayısına ve iş süreçlerine göre değişir.

Bir e-Arşiv çözümü seçerken GİB uyumluluğu, entegrasyon imkanları, kullanım kolaylığı, destek hizmetleri, raporlama, arşivleme ve güvenlik özellikleri birlikte değerlendirilmelidir.

Mysoft e-Arşiv; işletmelerin e-Dönüşüm süreçlerini dijital ortamda yönetmesine yardımcı olan çözümlerden biridir.

e-Arşiv Fatura Programı Ücretsiz mi?

e-Arşiv Fatura ücretsiz mi? sorusu, dijital dönüşüm sürecine geçen işletmelerin en çok merak ettiği konuların başında gelir.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu GİB e-Arşiv Portal sistemi tamamen ücretsizdir. Herhangi bir fatura kesme, sorgulama veya iptal işlemi için devlet sizden bir ücret talep etmez.

Ücretsiz GİB Portal ile Özel Entegratör Arasındaki Farklar Nelerdir?

GİB Portal üzerinden ücretsiz fatura keserken karşılaşacağınız bazı kısıtlamalar ve operasyonel zorluklar şunlardır:

• Sınırlı Geçmiş ve Saklama Riski: GİB Portalı, kestiğiniz faturaları geriye dönük olarak sadece 6 ay boyunca sisteminde saklar. Yasal olarak faturalarınızı 10 yıl boyunca saklama zorunluluğunuz olduğundan, tüm PDF'leri bilgisayarınıza indirip manuel olarak arşivlemek zorunda kalırsınız. Veri kaybı riski tamamen size aittir.
• Manuel Gönderim Yükü: Ücretsiz sistemde faturayı kestikten sonra müşterinize otomatik mail gitmez. Faturayı bilgisayara indirmeniz, kendi e-postanızı açmanız ve müşteriye manuel olarak göndermeniz gerekir.
• Hız ve Kota Sorunları: Özellikle vergi dönemlerinde ve ay sonlarında GİB sunucularında yaşanan yoğunluklar, fatura kesme ve iptal işlemlerinizin saatlerce aksamasına neden olabilir.

Mysoft e-Arşiv Fatura Hem Ekonomik Hem Kesintisiz!

GİB portalının manuel iş yüküyle vakit kaybetmek yerine, Mysoft e-Arşiv Fatura çözümüyle süreçlerinizi profesyonelce yönetebilirsiniz. Çok uygun ve bütçe dostu kontör fiyatlarıyla Mysoft'a geçtiğinizde:

• Faturalarınız yasal süresi boyunca (10 yıl) Mysoft güvencesiyle bulut sisteminde güvenle saklanır.
• Kestiğiniz her e-Arşiv fatura, müşterinizin e-posta adresine otomatik olarak PDF formatında saniyeler içinde gönderilir.
• GİB portalındaki sistemsel yavaşlamalardan etkilenmeden, toplu fatura kesme, sorgulama ve iptal işlemlerini tek tıkla yaparsınız.
• Maliyetlerinizi düşürürken operasyonel hızınızı artırmak ve işletmenize özel avantajlı fiyat tekliflerini öğrenmek için Mysoft e-Arşiv Fatura sayfamızı inceleyebilir veya hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz!

e-Arşiv Fatura Fiyatları Ne Kadar?

e-Arşiv Fatura fiyatları ne kadar? sorusunun cevabı, işletmenizin ay veya yıl içinde kestiği ortalama fatura hacmine (kontör ihtiyacına) göre değişiklik göstermektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kendi altyapısı üzerinden manuel olarak fatura kesmek tamamen ücretsiz olsa da; faturaların 10 yıl saklanması, müşteriye otomatik e-posta gönderimi ve muhasebe programı entegrasyonları gibi operasyonel ihtiyaçlar için özel entegratör kontör paketleri tercih edilir.

Mysoft olarak her bütçeye ve her işletme ölçeğine uygun, gizli maliyet barındırmayan şeffaf fiyat politikaları sunuyoruz.

e-Arşiv Fatura Fiyatları Nasıl Belirlenir?

Özel entegratör sistemlerinde ödemeler genellikle kontör bazlı yapılır. Kestiğiniz her bir e-Arşiv fatura, paketinizden 1 kontör düşmesine neden olur. Fiyatlandırma sürecinde dikkat etmeniz gereken temel unsurlar şunlardır.

Fatura Hacmi ve Ölçeklenebilirlik: Ayda 10-20 adet gibi düşük hacimli fatura kesen mikro işletmeler için başlangıç paketleri oldukça ekonomiktir. Fatura hacminiz arttıkça ve daha yüksek kontörlü paketler tercih ettikçe, birim fatura maliyetiniz ciddi oranda düşer.

Kontör Kullanım Süresi: Satın aldığınız kontörlerin belirli bir süre içinde (örneğin 1 yıl) tüketilme zorunluluğunun olup olmaması fiyat avantajını doğrudan etkiler.

Ekstra Ücretler: Bazı entegratörlerde aktivasyon, kurulum, yıllık bakım veya arşivleme için ek ücretler talep edilebilir. Fiyat araştırması yaparken bu gizli maliyetlere dikkat edilmelidir.

Mysoft e-Arşiv Fatura Fiyat Avantajları

İşletmenizin dijital dönüşüm maliyetlerini en aza indiren Mysoft e-Arşiv Fatura çözümleriyle bütçenizi tam olarak kontrol altında tutarsınız. Mysoft dünyasında sizi bekleyen fiyat ve hizmet avantajları:

Gizli Maliyet Yok: Kurulum, aktivasyon veya yıllık güncelleme gibi sürpriz ek ücretlerle karşılaşmazsınız; yalnızca kullandığınız kontör kadar ödersiniz.

10 Yıl Ücretsiz Saklama: Faturalarınız yasal saklama süresi olan 10 yıl boyunca hiçbir ek depolama veya arşivleme ücreti talep edilmeden Mysoft bulut sunucularında güvenle korunur.

Esnek ve Ekonomik Paketler: İşletmenizin mevcut büyüklüğüne en uygun kontör paketini seçebilir, işiniz büyüdükçe paketinizi kolayca yükseltebilirsiniz.

Ücretsiz Güncellemeler: GİB mevzuatında yapılan tüm yasal ve teknik değişiklikler sistemimize anında ve tamamen ücretsiz olarak yansıtılır.

Şirketinizin aylık fatura trafiğine en uygun ve en avantajlı fiyat tekliflerini anında öğrenmek için Kampanyalar sayfamızı ziyaret edebilir veya uzman ekibimizden size özel teklif alabilirsiniz!

e-Arşiv Özel Entegratör Nedir? e-Arşiv Özel Entegratör Nasıl Seçilir? Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?

Özel entegratör, GİB tarafından e-Belge hizmetleri sunmak üzere yetkilendirilmiş ve işletmelerin e-Arşiv gibi elektronik belge süreçlerini kendi sistemleri üzerinden yürütmesini sağlayan hizmet sağlayıcıdır.

Özel entegratör kullanımı, özellikle çok sayıda fatura düzenleyen ve otomatik işlem yapmak isteyen işletmeler için avantaj sağlayabilir. GİB'in 2025 yılı sonu verilerine göre e-Arşiv uygulamasından yararlanan mükelleflerin büyük bölümü özel entegratörler üzerinden hizmet almıştır.

e-Arşiv Özel Entegratör Nasıl Seçilir?

Özel entegratör seçerken işletmenin ihtiyaçları değerlendirilmelidir.

Özellikle şu kriterlere bakılabilir:

• GİB uyumluluğu
• Fatura işlem kapasitesi
• ERP ve muhasebe entegrasyonları
• e-Ticaret entegrasyonları
• Kullanım kolaylığı
• Arşivleme imkanları
• Teknik destek
• Raporlama özellikleri
• Güvenlik
• Fiyatlandırma

Mysoft e-Arşiv hakkında detaylı bilgi almak ve işletmenize uygun çözümü değerlendirmek için uzmanlarımızla iletişime geçebilirsiniz.

e-Arşiv Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?

e-Arşiv hizmeti alınan özel entegratör değiştirilebilir. Ancak değişiklik sürecinde mevcut faturaların saklanması, yeni entegratörün aktivasyonu, teknik entegrasyonlar ve geçiş planının doğru şekilde yürütülmesi önemlidir.

Entegratör değişikliği yapılırken yalnızca yeni sisteme geçmek değil, geçmiş e-Belgelerin erişilebilirliği ve iş süreçlerinin kesintisiz devam etmesi de planlanmalıdır.

Mevcut e-Arşiv entegratörünüzden Mysoft'a geçiş hakkında bilgi almak için uzmanlarımızla görüşün.

e-Arşiv Fatura Nasıl Gönderilir? E-Posta ile Gönderilir mi?

e-Arşiv Fatura elektronik ortamda e-posta, çıktı alınarak veya ilgili elektronik iletişim yöntemleriyle alıcıya iletilebilir.

Kullanılan sistem, faturanın elektronik formatını ve iletim yöntemini mevzuata ve teknik kurallara uygun şekilde oluşturmalıdır. GİB teknik kılavuzunda e-Arşiv Faturanın elektronik ortamda iletilmesine ilişkin teknik gereklilikler açıklanmaktadır.

e-Arşiv Fatura E-Posta ile Gönderilir mi?

Evet. e-Arşiv Fatura elektronik ortamda alıcıya iletilebilir.

İşletmeler özel entegratör sistemleri üzerinden faturalarını oluşturup alıcının elektronik iletişim adresine gönderebilir. Alıcının faturayı hangi formatta alacağı ve faturanın teknik özellikleri ilgili kurallara uygun olmalıdır.

e-Arşiv Fatura Ne Zaman Kesilir? e-Arşiv Fatura Sonradan Kesilebilir mi? Geriye Dönük Kesilebilir mi?

e-Arşiv Fatura ne zaman kesilir? sorusu, işletmelerin cezai müeyyidelerle karşılaşmaması ve yasal mevzuata tam uyum sağlaması açısından en kritik konulardan biridir.

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre e-Arşiv fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde kesilmek zorundadır. Bu 7 günlük süre yasal bir sınır olup, sürenin aşılması durumunda usulsüzlük cezaları ile karşı karşıya kalınabilir.

e-Arşiv Fatura Düzenleme Zamanı ve Kritik Kurallar

Faturanızı zamanında ve doğru bir şekilde düzenlemek için GİB mevzuatında yer alan şu kurallara dikkat etmeniz gerekir:

7 Günlük Hak Düşürücü Süre: Mal teslimi veya hizmet sunumu gerçekleştikten sonraki 7 gün içinde faturanın kesilmiş olması şarttır. Örneğin; 10 Ekim tarihinde yapılan bir satışın e-Arşiv faturası en geç 17 Ekim tarihinde düzenlenmelidir.

Ay Atlatma Yasağı: 7 günlük süre bulunsa bile, vergi dönemlerinin ve KDV beyannamelerinin aksamaması adına fatura düzenleme tarihi kesinlikle bir sonraki aya sarkmamalıdır. Ayın son günlerinde yapılan satışların faturası, en geç o ayın son gününe ait olacak şekilde kesilmelidir.

Geriye Dönük Fatura Düzenleme: e-Arşiv faturalar teknik olarak geriye dönük kesilebilse de, bu süre yine mal/hizmet tesliminden itibaren 7 günü ve içinde bulunulan ayı geçemez. Ayrıca sistemdeki fatura sıra numarasının kronolojik tarih sırasına uygun olması zorunludur.

e-Arşiv Fatura Sonradan Kesilebilir mi?

e-Arşiv Fatura sonradan kesilebilir, ancak bunun yasal ve katı sınırları bulunmaktadır.

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre, malın teslimi veya hizmetin verilmesinden sonra e-Arşiv faturanın en geç 7 gün içinde düzenlenmesi zorunludur. Geriye dönük fatura keserken bu 7 günlük yasal sürenin aşılmaması ve faturanın ait olduğu ayın atlatılmaması gerekir. Sürenin aşılması durumunda cezai müeyyidelerle karşılaşabilirsiniz.

Mysoft ile Geriye Dönük Faturaları Güvenle Yönetin!

Mysoft e-Arşiv Fatura paneli geriye dönük fatura düzenlerken tarih ve sıra numarası uyumsuzluklarını önler. Mysoft'un akıllı altyapısı sayesinde yasal sınırları ihlal etmeden, mevzuata tam uyumlu şekilde saniyeler içinde sonradan fatura kesebilir ve işletmenizi usulsüzlük cezalarından koruyabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Geriye Dönük Kesilebilir mi?

e-Arşiv fatura geriye dönük kesilebilir, ancak malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren en geç 7 günlük yasal süre ve içinde bulunulan ay sınırları kesinlikle aşılmamalıdır.

Geriye Dönük e-Arşiv Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• 7 Günlük Yasal Sınır: Fatura tarihi, mal veya hizmetin verildiği tarihi takip eden 7 günü geçemez.
• Ay Atlatma Yasağı: Vergi dönemleri ve KDV beyannamelerinin takibi için geriye dönük fatura bir önceki aya sarkamaz; ayın son günündeki satış o ayın tarihiyle belgelendirilmelidir.

e-Arşiv Fatura İade Nasıl Yapılır? e-Arşiv Fatura ile İade Faturası Kesilir mi?

e-Arşiv Fatura iade işlemi, satın alınan mal veya hizmetin kısmen ya da tamamen geri verilmesi durumunda, alıcının durumuna göre iki farklı yöntemle yapılır:

• Alıcı Şirket İse (Fatura Mükellefi): Alıcı firma, kendi fatura sistemi üzerinden satıcı adına bir "İade Faturası" düzenler. Satıcının bu faturayı ayrıca iptal etmesi gerekmez.
• Alıcı Bireysel Müşteri İse (Şahıs): Tüketici fatura kesemeyeceği için, satıcı firma kendi sistemi üzerinden Gider Pusulası düzenler ya da kestiği e-Arşiv faturanın çıktısı üzerine alıcıya "İade Edilen Ürün, İsim, İmza" bilgilerini doldurtarak iadeyi resmileştirir.

e-Arşiv Fatura ile İade Faturası Kesilir mi?

İade faturası, satın alınan bir mal veya hizmetin satıcıya geri gönderilmesi durumunda sadece alıcı tarafından kesilebilen bir fatura türüdür [iade faturası]. Dolayısıyla, bir malı veya hizmeti satan kişi olarak düzenlediğiniz e-Arşiv Fatura türünü "İade" olarak seçip kesemezsiniz.

İade süreçlerinde sistem şu şekilde çalışır:

• Alıcınız Şirket İse: Eğer ürünü sattığınız kişi e-Fatura veya e-Arşiv mükellefi bir şirketse, iade faturasını sizin adınıza onlar kesmek zorundadır.
• Alıcınız Bireysel Müşteri İse: Bireysel tüketiciler fatura kesemeyeceği için, satıcı olarak sizin e-Arşiv faturayı iadeye çevirmeniz mümkün değildir. Bunun yerine yasal olarak bir Gider Pusulası düzenlemeniz gerekir.

e-Arşiv Fatura Saklama Süresi Ne Kadardır? e-Arşiv Fatura Arşivleme Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura saklama süresi yasal olarak 10 yıldır.

Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) mevzuatlarına göre, işletmeler düzenledikleri ve adlarına düzenlenen tüm e-Arşiv faturaları 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklamak ve istendiğinde yetkili kurumlara ibraz etmekle yükümlüdür.

e-Arşiv Fatura Arşivleme Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura arşivleme işlemi, düzenlenen dijital belgelerin yasal geçerliliğini koruyacak şekilde, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun formatta (XML ve PDF) 10 yıl boyunca güvenli bir ortamda saklanması sürecidir.

Vergi Usul Kanunu’na göre faturaların sadece okunabilir bir görüntüsünü (PDF) saklamak yetmez; faturanın dijital imzasını barındıran XML formatındaki ham verisinin de arşivlenmesi zorunludur.

1. e-Arşiv Fatura Nasıl Arşivlenir? (İki Farklı Yöntem)

İşletmeler e-Arşiv faturalarını arşivlemek için operasyonel yüklerine göre iki yoldan birini tercih eder:1. GİB Portal Üzerinden Manuel Arşivleme

2. Özel Entegratör ile Otomatik Bulut Arşivleme

Özel entegratör sistemleri kullanıldığında arşivleme süreci tamamen otomatiktir. Faturayı kestiğiniz anda sistem faturanın yasal verilerini (XML/PDF) kendi veri merkezlerine kaydeder. Kullanıcının bilgisayara indirme veya yedekleme yapmasına gerek kalmaz.

e-Arşiv Fatura Mali Mühür ile mi Kesilir?

e-Arşiv Fatura kesmek için Mali Mühür veya e-İmza kullanımı zorunludur. Şirket türünüze ve faturayı kestiğiniz yönteme göre bu dijital imza gereksinimleri değişiklik gösterir.

Mali mühür, şirketinizin dijital kaşesidir ve elektronik belgelerin yasal geçerliliğini sağlar. e-Arşiv fatura dünyasında imza süreçleri şu şekilde işler:

Şahıs Şirketleri İçin: e-Arşiv fatura keserken Mali Mühür yerine şahsa ait e-İmza da kullanılabilir. Ayrıca ücretsiz GİB portalı üzerinden kesilen belirli tutarlardaki faturalarda e-Devlet şifresi ile interaktif vergi dairesi üzerinden onaylama da yapılabilmektedir.

Sermaye Şirketleri İçin (LTD, A.Ş.): Şirket adına resmi e-Arşiv fatura düzenlenebilmesi için Mali Mühür alınması zorunludur.

Özel Entegratörlerde Her Faturada Mali Mühür Gerekir mi?

En çok karıştırılan konulardan biri de faturayı her onaylarken bilgisayara Mali Mühür takma zorunluluğudur. Ücretsiz GİB portalında her fatura kesiminde sisteme imza/mühür ile onay vermeniz gerekirken, özel entegratörlerde süreç çok daha pratiktir:

Yalnızca İlk Kurulumda: Özel entegratör sistemine geçiş yaparken (aktivasyon aşamasında) sisteme şirket kimliğinizi tanımlamak için Mali Mühür veya e-İmza bir defaya mahsus kullanılır.

Sonrasında Şifresiz ve Özgürce: Aktivasyon tamamlandıktan sonra, entegratör firmanın GİB onaylı "kurumsal mührü" devreye girer. Bilgisayarınıza hiçbir cihaz takılı olmadan, dilediğiniz yerden sadece kullanıcı adı ve şifrenizle saniyeler içinde e-Arşiv fatura kesebilirsiniz.

Mysoft ile Mali Mühür Taşımaya Son!

Mali mührün şirkette unutulması, kaybolması veya her fatura kesiminde bilgisayara tak-çıkar yapılması operasyonel bir yüktür. Mysoft e-Arşiv Fatura çözümünü tercih ettiğinizde:

• Mali mührünüzü yalnızca ilk kurulumda sisteme entegre etmek için kullanırsınız. Sonrasında ofiste, evde, hatta cep telefonunuzdan Mysoft mobil uygulaması ile bilgisayara hiçbir cihaz bağlamadan saniyeler içinde e-Arşiv faturası düzenleyebilirsiniz.
• Şirketinizin dijital dönüşümünü hızlandırmak ve Mali Mühür bağımlılığından kurtulmak için Mysoft uzman ekibimizle hemen iletişime geçebilirsiniz!

e-Arşiv Fatura ile e-SMM Arasındaki Fark Nedir? e-Arşiv Fatura ile e-İrsaliye Aynı mı?

e-Arşiv Fatura, mal teslimi veya hizmet ifasına ilişkin faturalandırma süreçlerinde kullanılır.

e-SMM ise serbest meslek erbaplarının düzenlediği elektronik serbest meslek makbuzudur.

Her iki belge de e-Belge kapsamındadır ancak farklı işlemler için kullanılır.

e-Arşiv Fatura ile e-İrsaliye Aynı mı?

Hayır. e-Arşiv Fatura satışın ve hizmetin faturalandırılmasıyla ilgilidir. e-İrsaliye ise mal hareketlerinin elektronik ortamda belgelendirilmesi amacıyla kullanılır.

Bir işletmenin faaliyetlerine göre her iki e-Belgeyi de kullanması gerekebilir.

e-Arşiv Faturada Hangi Bilgiler Bulunur? e-Arşiv Fatura KDV İçerir mi?

e-Arşiv Faturada fatura türüne ve işlemin niteliğine göre;

• Fatura tarihi
• Fatura numarası
• Satıcı bilgileri
• Alıcı bilgileri
• Mal veya hizmet bilgileri
• Miktar
• Birim fiyat
• Vergiler
• KDV
• Toplam tutar
• Ödeme bilgileri
• İlgili elektronik belge bilgileri

gibi bilgiler yer alabilir.

Elektronik faturanın teknik yapısında GİB tarafından belirlenen veri ve format kurallarına uyulması gerekir.

e-Arşiv Fatura KDV İçerir mi?

e-Arşiv Fatura, kağıt fatura gibi vergi mevzuatına uygun şekilde düzenlenir. İşlemin niteliğine göre KDV ve varsa diğer vergi bilgileri faturada gösterilir.

KDV oranı veya istisna uygulaması satışın niteliğine göre belirlenmelidir.

e-Arşiv Fatura Numarası Nasıl Olur? Fatura Numarası Nerede Yazar?

e-Arşiv Fatura numarası, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği yasal standartlara göre toplam 16 haneden (karakterden) oluşur. Klasik faturalardaki seri ve sıra numarası mantığının yerini alan bu 16 haneli kod, faturanın benzersiz kimliğidir.

e-Arşiv Fatura numarasının dizilimi ve formatı şu şekildedir:

e-Arşiv Fatura Numarası Formatı (Örnek: MYS2026000000001)Bu 16 haneli numara 3 ana bölümden meydana gelir:

• Birim Kodu / Ön Ek (İlk 3 Hane - Harf): Faturayı düzenleyen firmanın belirlediği veya özel entegratörün atadığı 3 haneli alfabetik koddur. Genellikle "GİB" portalından kesilen faturalar otomatik olarak GİB ön ekiyle başlar. Özel entegratör kullanan şirketler ise kendi operasyonlarına göre "MYS", "XYZ" gibi özel harf kombinasyonları tanımlayabilir
• Fatura Yılı (Sonraki 4 Hane - Rakam): Faturanın düzenlendiği yılı gösterir (Örn: 2026).
• Müteselsil / Sıra Numarası (Son 9 Hane - Rakam): O yıl içinde kesilen faturaların kronolojik ve zincirleme olarak ilerleyen sıra numarasıdır. Her yılın ilk faturası 000000001 ile başlar ve ardışık olarak (000000002, 000000003...) artarak devam eder.

Fatura Numarası Nerede Yazar?

Düzenlenen veya e-posta ile gelen PDF formatındaki e-Arşiv faturalarında, fatura numarası genellikle belgenin sağ üst köşesinde, satıcı firma bilgilerinin hizasında "Fatura No" ibaresinin yanında açıkça yer alır. Ayrıca faturanın üzerindeki karekod (QR kod) veya barkod taratıldığında da bu 16 haneli benzersiz numaraya ulaşılabilir.

27. e-Arşiv Fatura Kesmek İçin Ne Gerekiyor?

e-Arşiv Fatura düzenlemek için işletmenin durumuna uygun e-Arşiv yönteminin belirlenmesi gerekir.

İşletmeler GİB Portal veya yetkili özel entegratör çözümleri üzerinden e-Arşiv süreçlerini yürütebilir.

Düzenli fatura kesen işletmeler açısından özel entegratör; otomasyon, entegrasyon ve merkezi yönetim imkanları nedeniyle avantaj sağlayabilir.

e-Arşiv Fatura süreçlerinizi Mysoft ile kolaylaştırın. Uzmanlarımızdan bilgi alın.

e-Arşiv Fatura GİB'e Nasıl Bildirilir? e-Arşiv Fatura GİB'e Gönderilmezse Ne Olur?

e-Arşiv Fatura GİB'e bildirilmesi, düzenlenen fatura verilerinin Gelir İdaresi Başkanlığı'na (e-Arşiv Fatura Raporu) halinde elektronik olarak iletilmesidir. e-Fatura sisteminin aksine e-Arşiv faturalar GİB üzerinden alıcıya gitmez; bu yüzden fatura detaylarının devlete raporlanması zorunludur.

Bu bildirim (raporlama) süreci, faturayı kestiğiniz yönteme göre iki farklı şekilde gerçekleşir:

1. GİB e-Arşiv Portalı Kullananlar (Otomatik Bildirim)

Eğer faturalarınızı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ücretsiz GİB e-Belge Portalı üzerinden manuel olarak kesiyorsanız:Ekstra Raporlama Gerekmez: Portal üzerinden kestiğiniz, onayladığınız veya iptal ettiğiniz her fatura doğrudan GİB altyapısında oluşturulduğu için idare tarafından otomatik olarak işlenir. Sizin manuel olarak ayrıca bir rapor hazırlayıp göndermenize gerek yoktur

2. Özel Entegratör Kullananlar (Süre Sınırı Var)

Eğer faturalarınızı özel bir yazılım veya entegratör üzerinden düzenliyorsanız, yasal bildirim süreci şu şekildedir:

Ertesi Gün Sınırı: Düzenlenen e-Arşiv faturaları, faturanın kesildiği günü takip eden ertesi günün akşamı saat 24:00'e kadar e-Arşiv Fatura Raporu formatında GİB'e bildirilmek zorundadır.

Entegratörün Görevi: Entegratör firma, gün boyunca kestiğiniz tüm faturaları otomatik olarak paketler, mali mühürle imzalar ve yasal süresi içinde sizin adınıza GİB sistemine iletir.

e-Arşiv Fatura GİB'e Gönderilmezse Ne Olur?

e-Arşiv Fatura GİB'e gönderilmezse (raporlanmazsa), düzenlenen belge yasal olarak "hiç düzenlenmemiş" sayılır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği formatlara uyulmaması ve ertesi gün akşamına kadar e-Arşiv raporunun sisteme iletilmemesi, işletmeleri çok ciddi mali ve hukuki yaptırımlarla karşı karşıya bırakır.

GİB Portal Yerine Neden Mysoft e-Arşiv Fatura?

Devletin ücretsiz GİB Portal sisteminde her fatura kesiminde SMS şifresi beklemek, faturaları manuel indirmek ve geçmişe dönük belgelere kolayca erişememek gibi operasyonel yükler vardır. Mysoft GİB Entegrasyonu ise işletmenize şu gelişmiş özellikleri sunar:

ERP ve Muhasebe Entegrasyonu: Kullandığınız mevcut ERP ya da ön muhasebe programları ile tam entegre çalışır; satış yaptığınız anda fatura tek tıkla Mysoft panelinden kesilir.

Gelişmiş Cari ve Stok Hafızası: Sık fatura kestiğiniz müşterilerin bilgileri ve ürün detayları hafızada tutulduğu için her seferinde sıfırdan bilgi yazma zahmetinden kurtulursunuz.

Akıllı Mükellef Sorgulama: Fatura oluştururken sistem, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını arka planda otomatik olarak sorgular. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse sistem faturayı doğrudan e-Arşiv Fatura formatına hazırlar.

7/24 Kesintisiz Teknik Destek: Fatura keserken hatalı bir işlem yaptığınızda veya teknik bir soruya takıldığınızda, Mysoft'un uzman destek ekibine anında ulaşarak çözüme kavuşursunuz.