Elektronik Ticari Defter Sistemi
(e-TDS) Nedir?

Elektronik Ticari Defter Nedir?

Elektronik ticari defter; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında tutulması gereken, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik kayıtlar hâlinde oluşturulmasıdır.

Bu kapsamda elektronik ticari defterler;

1. Pay defteri

2. Yönetim kurulu karar defteri

3. Müdürler kurulu karar defteri

4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

gibi defterlerde yer alması gereken bilgilerin dijital ortamda kayıt altına alınmasını ifade eder.

Elektronik Ticari Defter Sistemi (e-TDS) Nedir?

e-TDS, ticaret şirketlerinin yukarıda sayılan ticari defterlerini ve bu defterlere yapılan kayıtları;

• Elektronik ortamda oluşturmasına
• Güvenli şekilde saklamasına
• Gerekli hâllerde ibraz etmesine

imkân sağlayan, Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulmuş sistemdir.

e-TDS sayesinde şirketler fiziki defter yükünden kurtularak işlemlerini dijital ortamda hızlı ve güvenilir biçimde yürütebilir.

e-TDS Kapsamında Hangi Ticari Defterler Yer Alır?

Elektronik Ticari Defter Sistemi (e-TDS), işletmenin muhasebesiyle doğrudan ilgili olmayan, ancak Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan bazı ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına imkân tanır.

e-TDS kapsamında elektronik olarak tutulabilen ticari defterler şunlardır:

Pay Defteri: Şirket ortaklarının pay sahipliği bilgileri ile paylara ilişkin değişikliklerin kayıt altına alındığı defterdir.

Yönetim Kurulu Karar Defteri: Yönetim kurulunun aldığı kararların tarih ve içerik bazında kaydedildiği defterdir.

Müdürler Kurulu Karar Defteri: Müdürler kurulunun kararlarının düzenli şekilde kayıt altına alınmasını sağlar.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri: Genel kurul toplantılarında alınan kararlar ile yapılan görüşmelerin yer aldığı resmi defterdir.

Bu defterler, şirketlerin ortaklık yapısını, yönetim kararlarını ve genel kurul süreçlerini belgeleyen temel ticari kayıtları içerir ve e-TDS sayesinde güvenli biçimde elektronik ortamda saklanabilir.

Şirket Türlerine Göre Tutulması Gereken Defterler

Şirket türüne göre tutulması zorunlu defterler farklılık göstermektedir:

* Anonim Şirketler

- Pay Defteri

- Yönetim Kurulu Karar Defteri

- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

* Limited Şirketler

- Pay Defteri

- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

- (İhtiyari olarak Müdürler Kurulu Karar Defteri)

* Kooperatifler

- Pay Defteri

- Yönetim Kurulu Karar Defteri

- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

* Kollektif ve Adi Komandit Şirketler

- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Bu defterlerin tamamı, mevzuat kapsamında e-TDS üzerinden elektronik olarak tutulabilir.

e-TDS’de Hangi İşlemler Yapılabilir?

e-TDS (Elektronik Ticari Defter Sistemi), şirketlerin ticari defter ve karar süreçlerini elektronik ortamda güvenli ve mevzuata uygun şekilde yönetmesini sağlar.

e-TDS üzerinden yapılabilecek başlıca işlemler şunlardır:

• Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri elektronik olarak oluşturulabilir, tutulabilir ve saklanabilir.
• Şirket ortaklarına ait mevzuatta zorunlu olan tüm bilgiler ve bu bilgilerdeki değişiklikler elektronik pay defteri üzerinden kayıt altına alınabilir ve kolayca takip edilebilir.
• Yönetim kurulu, müdürler kurulu ve genel kurul tarafından alınan kararlar ilgili elektronik defterlere kaydedilebilir ve güvenli şekilde depolanabilir.
• Şirket tarafından yetkilendirilen kişiler, e-TDS üzerinden elektronik defterleri görüntüleyebilir ve yeni kayıtlar oluşturabilir.
• Sistem üzerinde oluşturulan kayıtlar ve depolanan kararlar, doğrulanabilir belge niteliğinde örnekler halinde ibraz edilebilir.

e-TDS sayesinde şirketler, ticari defter ve karar süreçlerini daha hızlı, şeffaf ve dijital bir şekilde yönetebilir.

e-TDS Hangi Mevzuata Dayanmaktadır?

Elektronik ticari defterler ve e-TDS uygulaması;

14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” ile düzenlenmiştir.

Buna ek olarak, muhasebeye ilişkin defterler için Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1) kapsamında e-Defter uygulaması bulunmaktadır. Ancak e-Defter ile e-TDS farklı sistemlerdir ve farklı defterleri kapsar.

e-TDS’ye Giriş Yöntemleri Nelerdir?

e-TDS’ye giriş, e-Devlet sistemi üzerinden yapılır. Aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılabilir:

• Elektronik imza
• Mobil imza
• İnternet bankacılığı

Bu yöntemler sayesinde sistem güvenli ve yetkilendirilmiş erişim sağlar.

e-TDS Kullanımı Ücretli mi?

Hayır. e-TDS ücretsiz bir uygulamadır.

e-TDS’ye Kimler Erişebilir?

e-TDS’ye erişim yetkisi, ilgili mevzuat kapsamında yetkilendirilmiş resmi mercilerin hakları saklı kalmak kaydıyla, yalnızca şirket tarafından yetkilendirilen kişilerle sınırlıdır.

Şirketin belirlediği bu yetkili kullanıcılar, kendilerine tanımlanan roller doğrultusunda e-TDS üzerinde işlem yapabilir ve elektronik defterleri görüntüleyebilir. Yetkilendirme süreçleri sayesinde sistem, veri güvenliği ve yetki kontrolü esaslarına uygun şekilde çalışır.

e-TDS Sistem Kullanıcısının Yetkileri Nelerdir?

e-TDS’de oluşturulan elektronik defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından belirlenen sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı; yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya şirket tarafından yetkilendirilen üçüncü kişiler arasından seçilebilir. Şirket tarafından verilen yetkiler kapsamında sistem kullanıcısı, elektronik ortamda oluşturulan defterlerde kayıt oluşturma, görüntüleme, değişiklik yapma ve silme işlemlerini gerçekleştirebilir. Bu yetkilendirme yapısı, e-TDS’nin güvenli, kontrollü ve mevzuata uygun şekilde kullanılmasını sağlar.