e-Defter

e-Deftere Geçiş Nasıl Yapılır?

e-Deftere geçiş yapmak için elektronik ortamda başvuru yapılması icap eder.

Tüm e-Belgelerde olduğu gibi önce mali mühür temin edilmesi gerekir. Zaten mali mühre sahipseniz, e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için uyumluluk onayı almış bir yazılımın kullanılması gerekir.

Mali mühüre sahip olmayan mükellefler ise, e-Belgeleri kullanabilmek için kendi durumlarına uygun olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir.

e-Defter kullanımında herhangi bir kesinti ya da sistemde arıza yaşanması sebebi ile beratların GİB tarafından onaylanmaması durumunda; gerçek kişiler için elektronik imza ya da mali mühür, tüzel kişiler, kamu kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklarda ise mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanır ve onaylanır. Zaman damgası da TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığı ile temin edilmektedir.

e-Defter Başvuru Süreci Nasıl Yapılır? 

e-Defter geçişte, tüzel kişiler kendilerine ait mali mühür, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya e-imza temin ettikten sonra https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden başvurularını yapabilirler.

Mükellefler e-Fatura sistemi için kullandıkları mali mührü ya da e imzayı, e-defter uygulamasına başvurmak içinde kullanabilir. Bu arada posta yolu ile başvurular kabul edilmemektedir.
Mali mühür ve e-İmza temin edildikten sonra e-Defter sistemini kullanmak için iki farklı yol tercih edebilirsiniz. 

Daha önce yaptığınız e-Defter Başvurunuzu Sorgulayabilirsiniz

İsteğe bağlı e-Defter başvurusu yapılabilir mi?

İsteğe bağlı olarak e-Deftere geçmek isteyen mükellefler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden başvurularını yapabilirler. Başvuru esnasında gerçek kişilerin e-İmza veya Mali Mühür, tüzel kişilerin ise Mali Mühür ile başvuruda bulunmaları gerekmektedir.

 e-Defter başvurusu iptal edilebilir mi?

Zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin başvurularını iptal etmeleri mümkün değildir. İsteğe bağlı e-Defter uygulamasına geçen mükellefler ise GİB'na bir dilekçe yazarak (Maliye Bakanlığı Ek Hizmet Binası Yeni Ziraat Mahallesi, No:16 06110 Altındağ/ANKARA) adresine göndermeleri durumunda e-Defter başvurularını iptal edebilirler.

e-Defter başvurusunda bilgiler nasıl değiştirilir?

Unvan ve vergi kimlik numarası hariç e-Defter başvuru formundaki bilgileri güncellemek için yapılması gerekenler:

• Tüzel kişiler için Mali Mühür, gerçek kişiler için Nitelikli Elektronik Sertifika kullanarak e-Defter uygulamasına giriş yapın.
• "Bilgi Güncelle" bölümüne tıklayın.
• Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyin.

Şirketlerin şubeleri için de e-Defter uygulamasına başvurmaları gerekir mi?

Şirketler e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Daha sonra tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

e-Defter Geçmeme Cezası (2020 yılı)

Tebliğde açıklanan süreler içinde başvuru yapmayan, başvuru yaptığı halde, belirtilen sürelerde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme gibi sorumluluklarını yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı Yasanın ilgili ceza hükümleri uygulanır.
e-Defter Berat dosyaları mücbir sebepler haricinde kanuni bildirim süresi içinde sisteme yüklenmediği zaman özel usulsüzlük cezası uygulanır.

e-Defter Başvuru Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

• Soyadı kısmına, başvuru formunda irtibat kurulacak kişiye ait bilgiler bölümünde bulunan soyadının aynısı yazılmalı.
• e-posta bölümüne dijital başvuru formunda, irtibat kurulacak kişiye ait bilgiler bölümünde olan e-posta adresinin aynısı yazılmalı.

e-Defter başvurunuzu GİB'in https://www.edefter.gov.tr/edefterbasvurusorgulama.html  sorgulama sayfasından yapabilirsiniz.

• GİB'e başvuru yaptığınız halde "Başarılı başvuru bulunamadı" uyarısını alıyorsanız, başvurunuzu yenilemeniz gerekmektedir.

Hem kağıt hem de elektronik defter tutulur mu?

Tebliğe göre defterlerini e-Defter olarak tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar.

e-Fatura ya geçen e-Defter'e geçmek zorunda mı?

Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğine göre, e-Fatura ya zorunlu geçen mükellefler, (e-Fatura'ya geçiş süreleri içerisinde) e-defter e geçmek zorundalar.
Şayet firma olarak e-faturaya geçiş zorunluluğunuz yoksa e-defter de kullanmak zorunda değilsiniz. 

e-Defter, elektronik ortam yerine kağıt çıktısı alınarak saklanabilir mi?

e-Defter, veri bütünlüğünün sağlanması bakımından ve elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kağıt ortamında saklanamaz.

e-Defter Beratı Nedir?

Tebliğde yer alan usul ve esaslar kapsamında elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

GİB e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.

e-Defter beratı oluştururken muhasebe kayıtlarının GİB'e aktarılması gerekir mi?

e-Defter muhasebe kayıtları GİB'e aktarılmaz. e-İmzalı veya Mali Mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef tarafından saklanır.

Berat gönderildikten sonra muhasebe kayıtlarında değişiklik yapılabilir mi?

Söz konusu aya ait defterlerin Beratı GİB e-Defter uygulamasına gönderildikten sonra o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılamaz.

Berat yüklemek için verilen üç aylık süre, muhasebe kayıtlarının işlenme süresi midir?

Berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süredir.

2021 E-DEFTER BERAT YÜKLEME SÜRELERİ

e-Defter ve berat dosyalarını oluşturma, e-İmza veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve GİB onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki gibidir.

Aylık Yükleme Tercihinde Bulunulması Durumunda e-Defter Berat Dosyalarının Yüklenme Zamanı

Dönem e-Defter Berat Yükleme Son Günü

Ocak - Nisan ayı sonu

Şubat - Mayıs ayı sonu

Mart - Haziran ayı sonu

Nisan - Temmuz ayı sonu

Mayıs - Ağustos ayı sonu

Haziran - Eylül ayı sonu

Temmuz - Ekim ayı sonu

Ağustos - Kasım ayı sonu

Eylül - Aralık ayı sonu

Ekim - Ocak ayı sonu

Kasım - Şubat ayı sonu

Aralık - Gelir veya Kurumlar Vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar.

Geçici Vergi Dönemleri Bazında Yükleme Tercihinde Bulunulması Durumunda e-Defter Berat Dosyalarının Yüklenme Zamanı

Ocak-Şubat-Mart Mayıs ayı sonu

Nisan-Mayıs-Haziran Ağustos ayı sonu

Temmuz-Ağustos-Eylül Kasım ayı sonu

Ekim-Kasım-Aralık Gelir veya Kurumlar Vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar.

e-Defter Görüntüleyici Nedir? e-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

Mükelleflerin, tutmak zorunda oldukları yevmiye ve büyük defterleri, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği format ve standartlarda oluşturarak GİB sistemlerine göndermeleri zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan defterler, e-Defter uygulaması ile elektronik ortamda muhafaza edilmektedir.

e-Defter beratları ne zaman yüklenir?

e-Defter uygulamasına dahil mükellefler, yevmiye ve büyük defter beratlarını o ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar GİB sistemlerine yüklemek zorundadır.

Gerçek kişiler, e-Defterlerini, ilgili olan ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli e-İmza veya Mali Mühür ile imzalamalıdır.
Tüzel kişiler, e-Defterlerini ilgili olan ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (hesap döneminin son ayına ait defterler, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait Mali Mühür ile onaylamalıdır.

e-Defter görüntüleyici nedir?

e-Defter görüntüleyici sayesinde yevmiye ve kebir defterlerinizi elektronik ortamda görüntüleyebilirsiniz.

e-Defterlerin görüntülenmesinde dikkat edilmesi gerekenler?

• Bilgisayarınızın RAM'i en az 4 GB olmalıdır. Düşük bellek büyük boyutlu defterleri görüntülemede sıkıntı yaratmaktadır.
• İşletim Sistemi 64 Bit olmalıdır.
• Bilgisayarınızda en az Java 7 64 bit kurulu olmalıdır. Java 8'de de uygulamanın çalışabilir.

E-DEFTER NASIL GÖRÜNTÜLENİR?

Bilgisayarınızda bir klasör oluşturup içine Yevmiye (dosya isminde Y ibaresi olan), GİB onaylı Yevmiye Beratı (dosya ismi GİB ile başlayan YB dosyası), Kebir defteri (dosya isminde K ibaresi olan), GİB onaylı Kebir Beratını (dosya ismi GİB ile başlayan KB dosyası) kopyalayınız.

1. e-Defter görüntüleyici klasöründe bulunan e-Defter Görüntüleyici.jnlp dosyasını çift tıklayarak çalıştırınız. Bazı bilgisayarlarda dosya isminde .jnlp uzantısı görünmeyebilir. 1 KB büyüklüğündeki dosyadır.
2. Program çalıştıktan sonra "Dosya" sekmesinden yevmiye veya kebir dosyaları ilgili klasöründen seçilerek yüklenmelidir.

(Yevmiye klasöründe yevmiye defterleri ve beratları bulunuyorsa; yevmiye (Y ibareli dosya seçilir, YB uzantılı dosyalar görünmez) (Kebir klasöründe kebir defterleri ve beratları bulunuyorsa; kebir (K) ibareli dosya seçilir) (Yevmiye ve kebirler ve beratları aynı dosyada bulunsa dahi, hangi defter parçasını (yevmiye veya kebiri) açmak istiyorsak sadece onu seçebilirsiniz.) (görüntülenmek istenen Yevmiye veya Kebir dosyalarını yükleyiniz.)

Dosya sekmesi / Defterleri yükle: Defter parçasının bulunduğu klasör ve defter parçası seçilmelidir. Klasör içinde yalnızca Y ya da K ibareli yevmiye veya kebir defter parçaları görünür.

3. Defter parçaları yüklendikten sonra programın veri tabanına yazması beklenir. Bu aşama defterlerin büyüklüğüne göre zaman alabilir. Defter dosyaların çok büyük boyutlarda olmaması durumunda birden fazla defter dosyası da birlikte seçilerek defter bütün halinde de görüntülenebilir.

4- Sonraki aşamalarda uygulama gerekli kontrolleri yapar ve alınan hatalar rapor şeklinde verilir. Durum raporunda yazan hatalara dikkat edilmesi gerekmektedir. Gösterilen hatalardan sonra veritabanına yazıldı ibaresi görülüp defter görüntülenebilir.

5- Uygulama gerekli kontrolleri yaptıktan sonra hatalar yoksa veritabanına başarı ile yazıldı ibaresinden sonra; Lütfen kurum seçiniz açılır listesinden "kurum" seçip defterini görüntüleyebilirsiniz.

Lütfen kurum seçiniz bölümünde ilgili firma seçilerek görüntülenmek istenen defterler için "yevmiye defterlerini getir" ve "kebir defterlerini getir" sekmeleri tıklanır ve defterler ekrana görüntü olarak gelir.

Şayet, defterler aktarılırken sadece yevmiye seçilmişse kebir defterlerini getir sekmesi kebir defterlerini getirmez. Ancak hem yevmiye dosyaları hem de kebir dosyaları yüklenmişse; yevmiye ve kebir defterlerini getir sekmelerinin yanındaki "Lütfen kurum seçiniz" açılır listesinden kurum seçildikten sonra yevmiye veya kebir görüntülenebilir.

Görüntülenen yevmiye veya kebir defterleri nasıl silinir?

Görüntülenen yevmiye veya kebir defterinin silinmesi isteniyorsa, kurum seçilip yevmiye defterini ya da kebir defterini sil butonları aracılığıyla kurumun defteri silinebilir.

E-DEFTER BERATLARI NASIL GÖRÜNTÜLENİR?

• e-defter.gov.tr internet sitesinden indirilebilecek dosyaların olduğu bölümden berat.xslt dosyasını bilgisayarınıza indirin.
• Berat.xslt dosyası ile elektronik olarak ibraz ettiğiniz berat dosyasını aynı klasör içine yerleştirin. Bu klasörler, "GIB-1234567890-201901-KB-000000.xml, GIB-1234567890-201901-YB-000000.xml" şeklinde görünecektir.
• Son olarak klasördeki berat dosyası üzerine sağ tıklayarak 'birlikte aç' komutu verin. İstediğiniz internet tarayıcısını (İnternet Explorer veya Mozilla Firefox) seçerek e-Defter beratlarını görüntüleyebilirsiniz.

e-Defter ve e-Defter Beratının Saklanması ve İbrazı Nasıl Olmalıdır?

1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter ve e-Defter beratının saklanması ve ibrazı ile ilgili mükelleflerin sorumlulukları açıklanmıştır.

• e-Defterler talep edildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
• e-Defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, e-İmza ya da Mali Mühür ile garanti altına alındığı için e-Defterler kağıt ortamında saklanmaz.
• e-Defter mükellefleri, e-Defterlerini ve beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde belirtilen süreler içinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle sorumludur.
• Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır.
• e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
• e-Defterler ve beratların e-Defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi zorunludur. Üçüncü kişiler nezdinde veya yurt dışında muhafaza işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti yasalarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır.

Bu dosyaların hepsi bir arada e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır.

e-Defterin ve e-Defter beratının saklanması ile ilgili dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda açıklanmıştır.

Nevi Değişikliğinde Defter Oluşturma ve GİB'e Berat İletme Nasıl Olur?

e-Defter uygulamasına kayıtlı bir mükellefin, nevi değişikliğine gitmesi durumunda (15 gün içinde) nevi değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu açıklayan bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurması gerekir. Başvurular (Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA) adresine posta yoluyla yapılmalıdır.

Ayrıca yeni unvana ait Mali Mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezinin https://mm.kamusm.gov.tr/ adresine başvuru yapılması gerekmektedir.

• Mali Mührün mükellefin eline ulaşması ile beraber https://edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html web sitesinden yeni kimlik numarası için e-Defter başvurusu yapılmalıdır.
• Başvuru da nevi değişikliğinin olduğu tescil tarihi e-Defter başlangıç tarihi olarak seçilmemelidir. e-Defter başlangıç tarihi, en erken bir sonraki izleyen ay olarak seçilmelidir.

Yeni nevi'nin e-Defter başlangıç tarihinin, tescil tarihine çekilebilmesi için e-Defter başvurusunun yapıldığı ve tarih revizesinin yapılması gerektiği edefter@gelirler.gov.tr adresine e-posta ile bildirilmesi gerekmektedir.

• Bu işlemlerden sonra GİB e-Defter uygulamasında yeni nevi için yapılan başvurunun e-Defter başlangıç tarihi tescil tarihine göre güncellenir.
• Yeni başvuru ile birlikte mükellefin eski ve yeni kimlik numarası olmak üzere iki e-Defter hesabı olacaktır. O nedenle mükellef nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten önceki ay kesrine ait eski unvan ve vergi kimlik numaralı defter ve beratını oluşturması gerekmektedir. Oluşturulan defterlerin tarih aralığı, mükellefin eski unvanına ait hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratlar GİB e-Defter uygulamasına, Kurumlar Vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait Kurumlar Vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar gönderilmelidir.
• Söz konusu gönderim yapıldığı zaman ayrıca edefter@gelirler.gov.tr adresine de bilgilendirme yapılmalıdır.
• Nevi değişikliğinden önceki döneme ait son beratların gönderilmesi ile eski vergi kimlik numaralı e-Defter kullanıcı hesabı Gelir İdaresi Başkanlığı'nca kapatılacak ve mükellef nevi değişikliği sonrasında açılan yeni kullanıcı hesabı ile elektronik ortamda beratlarını iletmeye devam edebilecektir.
• Ayrıca  gerçekleştiği tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvan ve vergi kimlik numaralı defterlerin oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar beratların GİB e-Defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

e-Defter Mükelleflerinin Unvan Değişikliği Durumunda Yapması Gerekenler?

e-Defter mükelleflerinin, unvan değişikliği durumunda (15 gün içinde) unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu açıklayan bir dilekçe ile GİB'na posta yoluyla başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Ayrıca yeni unvana ait Mali Mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurmaları gerekmektedir.

Unvan değişikliği yapan mükelleflerin e-Defter uygulamasındaki unvanı, dilekçelerine istinaden güncellenecektir.

Unvan değişikliğinin yapıldığı tarihten önceki ay kesrine ait eski unvanın defter ve beratının oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar beratların GİB e-Defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

Unvan değişikliğinin yapıldığı tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvana ait defter ve beratının oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar beratların GİB e-Defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

e-Defter'de Zaman Damgası Nedir? Zaman Damgası Zorunlu Mu?

Zaman Damgası, belirli bir bilginin bildirilen tarihte varlığını ispatlayan araçtır.

GİB e-Defter uygulamasında bir problem olması ve kanuni sürenin bitiminde yüklenmek istenen beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi halinde, bu beratlara Mali Mühürle birlikte Zaman Damgasının da eklenmesi gerekmektedir.

GİB sisteminde meydana gelen sorun çözüldüğünde, zaman damgalı saklanan berat, GİB e-Defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması bakımından Zaman Damgalı berat, kanıt aracı olarak kullanılacaktır.

Yalnızca beratların Zaman Damgalı olması kafidir. e-Defterlerin Zaman Damgalı olması gerekmez.

Zaman Damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan Zaman Damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de Zaman Damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada Zaman Damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan Zaman Damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.

e-Defter'e geçişten önceki dönemlere ait kağıt defterlerin Kapanış tasdikleri nasıl ve hangi sürelerde yapılmalıdır?

Şayet hesap dönemi başlangıcında e-Defter uygulamasına başlandıysa; önceki hesap dönemine ait kâğıt defterlerin kapanış tasdiki, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılmalıdır.

Şayet dönemi içerisinde e-Defter uygulamasına başlandıysa; e-Defter uygulamasına geçilmeden önceki tarihlere ait kâğıt defterlerin kapanış tasdikinin hangi süreler içerisinde yapılacağı 2 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde şu şekilde belirtilmiştir:

MADDE 4 - "3.3.4. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır."

e-Defter uygulamasında Açılış ve Kapanış Onayları hangi sürelerde nasıl yapılmalıdır?

Açılış Onayı: 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre Gerçek ve Tüzel kişiler için "Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı yerine geçecektir. " hükmü bulunmaktadır. Berat yükleme süresi, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olduğundan, bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin ilk ayına ait berat yüklemeleri açılış onayı yerine geçecektir.

Kapanış Onayı: 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre Gerçek ve Tüzel kişiler için "Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin son ayının beratının alınması kapanış onayı yerine geçecektir." hükmü bulunmaktadır.

• Tüzel Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişikliğe göre kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir.
• Gerçek Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişikliğe göre ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir.

e-Defterdeki muhasebeci bilgileri bölümüne ne yazılmalıdır?

SM/SMMM veya YMM bir firma için defter oluşturuyorsa, muhasebeci bilgileri alanına SM/SMMM veya YMM'ye ait ad-soyadı ve unvanı yazılır. Şayet defterler firma içinde tutuluyorsa, bu alana işletmenin muhasebe bölümünün yetkilisinin adı-soyadı ve unvanı yazılmalıdır.

e-Defterde her yevmiye kaydında belge türü yer almak zorunda mı?

Hayır, muhasebe kaydına esas teşkil eden işlemlerin çoğunluğu bir belgeye dayanmakla birlikte, hiçbir belgeye dayanmayan işlemlerde mümkündür. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Serbest meslek makbuzu, e-Defterde hangi belge türünde gösterilmelidir?

Serbest meslek makbuzu, kılavuzda sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü olarak "other" ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" yazılmalıdır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.

Ödeme Yöntemi (XBRL karşılığı payment method) alanı nasıl kullanılmalıdır?

Tahsilat veya ödeme ödeme yöntemi alanı e-Defterde kullanılmalıdır. Bu bölüme yalnızca ödeme çeşidini ifade edecek bilgi yazılır. Örneğin; nakit, kredi kartı, çek, senet, banka yazılmalıdır.

Parçalı defter nedir? Bir parçanın boyutu maksimum kaç megabayt olmalıdır?

e-Defterler, aylık dönemler itibariyle oluşturulur. Oluşturulan e-Defterlerin görüntülenebilmesi ve doğrulanabilmesi için teknik boyut sınırı bulunmaktadır. Bir aya ait defterin sıkıştırılmamış (paketlenmemiş) maksimum boyutu 200 MB olmalıdır. Bu teknik boyut sınırı nedeniyle aylık olarak oluşturulacak bir defterin, birden fazla XML dosya olarak oluşturulması gerekebilir. Bu şekilde oluşturulacak dosyaların her birine "defter parçası" adı verilmektedir.

200 MB'lık teknik boyut sınırı, defterlerin doğrulanması ve görüntülenmesi için kullanılacak donanımların optimum özellikleri dikkate alınarak tespit edilmiştir. Bu teknik boyut sınırı e-Defter paketi içerisinde yer alan teknik kılavuzlarda açıklanmış olup, uyumlu yazılımlar tarafından da bu boyut kontrolleri yapılması zorunludur.

Mükellefler, oluşturdukları e-Defterlerinin görüntülenmesinden ve ibrazından sorumludur. Dolayısıyla mükellefler kendi bilgi işlem sistemlerini de göz önünde bulundurarak, 200 MB'ı aşmayacak şekilde, defterlerinin görüntülenebildiği ergonomik boyutu tespit ederek e-Defter oluşturmalıdırlar.

e-Defter Sık Sorulan Sorular içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan alınmıştır.

Uyumlu yazılım programı nedir? Uyumlu yazılım programı kullanmak zorunlu mu?

e-Defter kullanıcılarının, e-Defter ve beratlarını oluşturmada kullanacakları ve 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, GİB'den onay almış paket yazılımlara "uyumlu yazılım" denir. Bu yazılımların listesine ulaşmak için tıklayınız

e-Defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir program kullanmak zorundadır.

Platform bağımsız uyumlu yazılım programı nedir?

Uyumlu Yazılımlar Listesinde yayımlanan firmaların hepsi, e-Defter uygulaması kapsamında e-Defter ve beratları GİB'nın belirlediği format ve standartlarda defter oluşturmak için izin almış uyumlu yazılım programlarıdır.

Ancak bazı firmalar, programlarına platform bağımsız özelliği ekleyerek, kendi yazılımlarını muhasebe programlarından bağımsız hale getirmiştir. Bu şekilde, müşterileri hangi muhasebe programını kullanırsa kullansın, veri aktarımında müşterisine uygun bir yol belirleyerek elektronik defter ve berat üretebilmektedir. Bu özellikte olmayan firmalar ise, sadece onay aldıkları muhasebe programı üzerinden veri aktarımı yaparak elektronik defter ve berat üretmektedir.

Uyumlu Yazılımlar Listesinde hangi yazılımın platform bağımsız olduğu bilgisi de verilmektedir.

Uyumlu yazılım firması değiştirmek mümkün mü?

• Uyumlu yazılım firmasını değiştirmek için e-İmza araçları ile (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA) e-Defter uygulamasına giriş yapın,
• Bilgi Güncelle bölümüne tıklayınız.
• Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyin.

Parçalı defter nedir? Bir parçanın boyutu maksimum kaç megabayt olmalıdır?

e-Defterler, aylık dönemler itibariyle oluşturulur. Oluşturulan e-Defterlerin görüntülenebilmesi ve doğrulanabilmesi için teknik boyut sınırı bulunmaktadır. Bir aya ait defterin sıkıştırılmamış (paketlenmemiş) maksimum boyutu 200 MB olmalıdır. Bu teknik boyut sınırı nedeniyle aylık olarak oluşturulacak bir defterin, birden fazla XML dosya olarak oluşturulması gerekebilir. Bu şekilde oluşturulacak dosyaların her birine "defter parçası" adı verilmektedir.

200 MB'lık teknik boyut sınırı, defterlerin doğrulanması ve görüntülenmesi için kullanılacak donanımların optimum özellikleri dikkate alınarak tespit edilmiştir. Bu teknik boyut sınırı e-Defter paketi içerisinde yer alan teknik kılavuzlarda açıklanmış olup, uyumlu yazılımlar tarafından da bu boyut kontrolleri yapılması zorunludur.

Mükellefler, oluşturdukları e-Defterlerinin görüntülenmesinden ve ibrazından sorumludur. Dolayısıyla mükellefler kendi bilgi işlem sistemlerini de göz önünde bulundurarak, 200 MB'ı aşmayacak şekilde, defterlerinin görüntülenebildiği ergonomik boyutu tespit ederek e-Defter oluşturmalıdırlar.

Boş defter nedir? Hangi şartlarda oluşturulur?

e-Defter uygulamasında parçalı defter oluşturmak mümkündür. Bu parçalı defterlerin, herhangi birinde, oluşturulan tarih aralığında hiçbir muhasebe kaydının olmaması halinde, o defter parçasının da boş defter olarak oluşturulması ve beratının GİB e-Defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

Kontrol Numarası (XBRL karşılığı Uniqueid) nedir?

Kontrol numarası, birbirinden ayrı olarak oluşturulan defter dosyalarının müteselsilliğini ve birbirleri ile bağlanabilmelerini sağlamaya yönelik bir numaradır. 3 haneli harf grubunu ifade eden doküman kodu ile 12 haneli numaranın birleşiminden meydana gelen uniqueID bu elemana yazılacaktır. 12 haneli numaranın ilk 4 hanesi dokümanın düzenlendiği takvim yılını sonra gelen 2 hane defterin ait olduğu ayı, kalan 6 hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. 3 haneli doküman koduna, yevmiye defteri için "YEV", büyük defter için "KEB" yazılacaktır. Dokümanı düzenleyen bünyesinde aynı uniqueID birden fazla kullanılamaz.