e-Defter ve e-Defter Beratının Saklanması ve İbrazı Nasıl Olmalıdır?

e-Defter ve e-Defter Beratını Nasıl Saklanmalıdır?

1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter ve e-Defter beratının saklanması ve ibrazı ile ilgili mükelleflerin sorumlulukları açıklanmıştır.

• e-Defterler talep edildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
• e-Defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, e-İmza ya da Mali Mühür ile garanti altına alındığı için e-Defterler kağıt ortamında saklanmaz.
• e-Defter mükellefleri, e-Defterlerini ve beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde belirtilen süreler içinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle sorumludur.
• Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır.
• e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
• e-Defterler ve beratların e-Defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi zorunludur. Üçüncü kişiler nezdinde veya yurt dışında muhafaza işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti yasalarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır.

Bu dosyaların hepsi bir arada e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır.

e-Defterin ve e-Defter beratının saklanması ile ilgili dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda açıklanmıştır.